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28.12.2018

Ein eigenes kleines Café eröffnen: 10 Schritte

llll➤ Du möchtest Dein eigenes Café eröffnen? Unser Leitfaden hilft Dir Dich in 10 einfachen Schritten mit einem Café selbständig zu machen. ✅

Ein Leitfaden für den Traum vom eigenen kleinen Café

Kaffee, gerade bei uns in Deutschland ein nicht wegzudenkendes Genussmittel. Kein Wunder, dass Deutschland im internationalen Kaffeeliebhaber-Vergleich fast gleichauf mit Italien liegt, nämlich 6,65 Kilogramm pro Kopf im Jahr.

Bei uns im Tillhub Team startet jeder Arbeitstag für die meisten Mitarbeiter mit einer guten Tasse Kaffee. Und damit stehen wir nicht allein da: Fast jeder Deutsche trinkt Kaffee, 80 Prozent täglich und sogar 3 von 5 Deutschen mehrmals täglich. Hauptgrund: Der besondere Genussmoment, der leckere Geschmack oder eben Überlebensstrategie für den Arbeitstag.

Kein Wunder, dass die Anzahl der Cafés in Deutschland seit 2010 steigt. Es ist nicht nur lukrativ ein Café zu eröffnen, es ist irgendwie auch total cool und „in“. Wer hat nicht schon einmal davon geträumt, ein eigenes Café mit gutem Kaffee, Quiche und Co. im Kiez zu eröffnen. 

Wären da nur nicht die 100 Fragen, die sich in den Kopf einschleichen wie „Womit fängt man da an?“ oder „Was muss ich beachten?“ Höchste Zeit für eine Schritt-für-Schritt Anleitung, die einen einerseits mit den wichtigsten Informationen zum Thema Café eröffnen versorgt und andererseits Lust auf Selbstständigkeit macht.

Schritt 1: Schreibe einen Business- und Finanzplan

Aus unserer eigenen Erfahrung wissen wir bereits, dass das nicht die beliebteste Aufgabe unter Selbstständigen ist. Schließlich will man ja direkt loslegen und keine Zeit mit Schreibkram verplempern. Aber lasse Dir gesagt sein: Der Businessplan ist der Grundbaustein für jeglichen Erfolg. Weshalb? Weil Du im Businessplan alle nötigen Fragen abhandelst, die Du Dir vor einer Selbstständigkeit stellen sollten. Fragen zu Themen wie:

  • Zusammenfassung Deiner Idee und aller wichtiger Punkte (Executive Summary)
  • Produkt und Dienstleistung 
  • Markt und Wettbewerb
  • Marketing und Vertrieb
  • Geschäftsmodell und Organisation
  • Realisierungsfahrplan
  • Chancen und Risiken der Unternehmung

Zusätzlich gilt es, einen Finanzplan zu erstellen, in dem Du Dir alle Kosten vor Augen führst. Diesen kannst Du dann als Grundlage für zukünftige Fremdkapitalbeschaffung verwenden. Die IHK stellt hier eine kostenlose Vorlage für Businesspläne zum Download bereit.  

Schritt 2: Die finanzielle Lage klären

Die wohl wichtigste Frage: Wovon soll das Café eröffnet werden und die ersten Monate überleben? Hast Du genug Startlapital und willst mithilfe von eigenen Ersparnissen überleben? Möchtest Du Investoren für Dein Café gewinnen? Oder sollen ein Gründerkredit oder Fördergelder dabei helfen, den Start zu meistern?

In der Regel reicht Eigenkapitel nicht aus, um ein Café zu eröffnen. Dennoch ist es sehr hilfreich für den Anfang ein gutes eigenes Polster zu haben, um bei der Fremdkapitalbeschaffung glaubwürdiger zu erscheinen.

Die finanzielle Situation sollte gut überlegt und auch ein großes Puffer eingeplant sein. Vor allem, wenn Gehälter bezahlt und Produkte vorfinanziert werden müssen.

Schritt 3: Den richtigen Standort finden

Die Wahl des richtigen Standortes ist in der Gastronomie entscheidend. Auf folgende Fragen solltest Du eine Antwort haben:

  • Wie sieht die Konkurrenzsituation an diesem Standort aus?
  • Liegt das Café in der Fußgängerzone und kann genug Laufkundschaft anziehen?
  • Gibt es eine gute Verkehrsanbindung, sodass auch Kunden ohne Auto schnell zu Dir finden?
  • Stehen genügend Parkplätze zur Verfügung?
  • Gibt es einen Außenbereich, der zu bestimmten Temperaturen mehr Umsatz einbringen kann?
  • Wie hoch sind Mietpreis und Nebenkosten?
  • Geben die Räumlichkeiten genug Platz für Ihre Gäste her?

Schritt 4: Den Wettbewerb analysieren

Gehe los und erkunde die Umgebung. Gibt es bereits Konkurrenz? Wettbewerber können, müssen aber nicht immer zwingend ein Nachteil sein. Sie können das Geschäft auch beleben. Vor allem, wenn Du das bessere Angebot hast.

Dazu ist es natürlich erst einmal wichtig, dass Du die Konkurrenzlage genau kennst. Du möchtest Dich auf Poke Bowls in der Mittagszeit konzentrieren? Checke, ob es noch andere im Umkreis gibt, die die gleiche Idee hatten. Wichtig ist, dass Dein Angebot sich von den anderen unterscheidet und einen Mehrwert bietet. So kannst Du von Konkurrenten sogar profitieren.

Schritt 5: Lizenzen und Genehmigungen

Leider kommt kein Gastronom an der lästigen Bürokratie vorbei. Das bedeutet, dass auch für Dich erst einmal ein paar Behördengänge anstehen, bevor das Café eröffnet werden kann.

Zu allererst muss man beim Gewerbeamt eine Gewerbeanmeldung beantragen, das geht mittlerweile auch online und kann bis zu 40,00€ kosten. Je nachdem, ob Du beispielsweise auch Alkohol im Café ausschenken möchtest, ist auch eine Gaststättenschankerlaubnis notwendig, die Kosten hierfür variieren zwischen 50,00€ bis 400,00€. Um Deine Eignung für die Eröffnung eines Cafés zu beweisen, brauchst Du neben Ausweispapieren, polizeilichem Führungszeugnis und dem Auszug aus dem Gewerbezentralregister außerdem noch folgende Unterlagen:

  • Miet- oder Pachtvertrag
  • Bescheinigung des Finanzamtes zur Unbedenklichkeit
  • Bestätigung des Gesundheitsamtes zur Erstbelehrung (nicht älter als 3 Monate)
  • Lageplan des Cafés
  • Versicherungen
  • Bauvorschriften

Schritt 6: Inneneinrichtung planen

Im Businessplan hast Du ja bereits Dein Konzept beschrieben, jetzt muss es nur noch in die Praxis umgesetzt werden. Mit der Inneneinrichtung des Cafés steht und fällt die Atmosphäre. Schließlich will man ja nicht das zehnte 08/15 Café in der Straße sein, sondern sich abheben und von den Kunden als etwas Besonderes erkannt werden.

Zur Inneneinrichtung gehören sowohl das Interieur als auch Dekoration, Teller, Besteck, Pflanzen und alles, was sonst noch zur Atmosphäre beiträgt.

Gerade sind Industrie- und Vintage-Look sehr beliebt. Viele Cafés setzen auf Palettenoptik, abgezogene Wände und Holzmöbel. Mache Dein Café zu etwas einzigartigem, was es so bisher noch nicht gab und probiere neue Dinge aus. Inspirationen gibt es zum Beispiel hier.  

Wie wäre es beispielsweise, wenn Teller und Besteck so gar nicht zusammen passen, alles vom Flohmarkt kommt und an einen Sonntagsbesuch bei Omi erinnert? Oder aber Du besorgst das hochwertigste Essgeschirr vom skandinavischen Designer und hältst alles schlicht und minimalistisch. Egal, wie Dein Traum Café aussehen mag, Hauptsache ist, dass sich Deine Vision in der Einrichtung, der Schaufenstergestaltung und -dekoration und der Atmosphäre widerspiegelt. 

Schritt 7: Sei wählerisch bei Deinen Produkten

Gute Qualität zeichnet sich aus. Bei einem Café beginnt diese vor allem mit gutem Kaffee. Eine gute Kaffeemaschine kann schon einmal ein Vermögen kosten, das wissen wir auch. Es handelt sich allerdings auch um eine Investition, von der Du langfristig profitieren wirst. Dicht gefolgt von guten Kaffeebohnen: Falls Du kein Vollprofi im Bereich Kaffee bist, dann hole Dir einen und probieren Dich durch die unterschiedlichen Kaffeebohnen durch, um Deinen Kunden einen einzigartigen Geschmack zu bieten. 

Grundsätzlich schadet es nie, sich mit regionalen Partnern zusammenzutun. Ob Fleischer, Kaffeeröster oder Bäcker. Deine Kunden werden die regionale Herkunft Deiner Produkte wertschätzen und den Unterschied schmecken. 

Schritt 8: Hole Dir einen guten Steuerberater

Ein Café eröffnen, puh, wie Du merkst, ganz schön viel Arbeit. Da will man sich nicht auch noch mit Steuerkram beschäftigen müssen. Deshalb ist es wichtig, dass Du einen Steuerberater findest, der Deine finanziellen Angelegenheiten regelt und die Finanzen stets im Blick hat.

Ein Steuerberater hat vor allem auch den Vorteil, dass er einen objektiven Blick aufs Geschäft hat und einige Dinge strenger nimmt als Du es selbst tun würden. So bist Du abgesichert, was die Bereiche Buchhaltung oder Lohnabrechnung betrifft.

Ein GoBD-konformes Kassensystem wie das von Tillhub gibt Deinem Steuerberater die optimale Grundlage für die Buchhaltung und hält Dir den Rücken frei, falls doch einmal das Finanzamt anklopfen sollte. Auch das neue Kassengesetz 2020 ist damit kein Problem mehr. Empfohlen von dem Verband Deutscher Steuerberater nimmt Dir das iPad Kassensystem alle Sorgen im Bereich Buchhaltung und spart Dir Zeit und Geld. 9 weitere gute Gründe für ein solches System kannst Du hier nachlesen. 

Schritt 9: Gute und verlässliche Mitarbeiter anstellen

Gute Mitarbeiter für die Gastronomie zu finden, ist nicht einfach. Nicht umsonst hat diese Branche eine der höchsten Fluktuationsraten. Gerade bei der Neueröffnung eines Cafés sind zuverlässige und sympathische Mitarbeiter Gold wert. Denn wer von uns kennt es nicht: Man geht viel lieber dorthin zurück, wo man die Gesichter kennt und sich nett behandelt fühlt.

Nimm Dir also Zeit für das Suchen und Rekrutieren guter Mitarbeiter, die auch länger bei Dir im Café bleiben möchten. Gerade zu Anfang ist eine eingespielte Task-Force überlebenswichtig.

Achte darauf, den Mitarbeitern genügend Wertschätzung entgegenzubringen und sie mit dem Konzept des Cafés vertraut zu machen. Zu häufig passiert es in der Gastronomie, dass Mitarbeiter ins kalte Wasser geschmissen werden. Nicht mit Dir!

Erstelle einen Onboarding-Leitfaden für neue Mitarbeiter und stelle sicher, dass alle Prozesse verständlich sind, die Mitarbeiter fair bezahlt werden und keine Überstunden gemacht werden. So kommen Ihre Schützlinge nämlich auch jeden Tag mit einem Lächeln zur Arbeit.

Schritt 10: Nun geht’s ans Eingemachte! Marketing und PR

Wenn alles soweit steht, dann kann es endlich mit dem spaßigen Teil losgehen, nämlich Dein Café zu bewerben und die Nachricht nach draußen zu bringen.

Klassische Schritte zur Eröffnung des Cafés wären folgende:

  • Eine Webseite mit allen wichtigen Infos wie Öffnungszeiten, Speisekarte und Standort erstellen. Geht super mit beispielsweise Squarespace
  • Einen kostenlosen Google My Business Eintrag erstellen, damit Dein Café auf Google Maps auch gefunden wird
  • Einen kostenlosen Instagram Account erstellen, damit Deine Leckereien auch mit der ganzen Welt geteilt werden
  • Eine Eröffnungsfeier planen und alle Nachbarn, Freunde, Unterstützer einladen
  • Lokale Zeitungen, Zeitschriften und Blogs anschreiben und für einen Besuch einladen
  • Flyer kreieren (zum Beispiel mit Canva) und in die Briefkästen der Nachbarn schmeißen
  • Ein Gutscheinsystem für treue Kunden entwickeln
  • Ein weiterführendes Event Konzept überlegen, um immer wieder neue Kunden in Dein Café zu locken

Wie dieser Leitfaden zeigt, gibt es bei der Unternehmung einige Dinge, die man im Vorfeld einer Neueröffnung beachten muss. Wer organisiert an die Sache rangeht und eine gute Portion Ehrgeiz und Geduld mitbringt, der könnte schon bald ein stolzer Café-Besitzer mit vielen glücklichen Kunden sein. Also, worauf wartest Du noch? Jetzt heißt es: Café eröffnen!

Wir als Spezialist im Bereich iPad Kassensysteme halten Dir und Deinem Steuerberater jedenfalls gern den Rücken frei, wenn es um das Thema finanzamtkonformes Abrechnen im Café geht. Außerdem sieht es einfach cool und modern aus, mit einem iPad beim Kunden abzurechnen und spart enorm viel Zeit und Nerven. Vereinbare einen Termin mit unseren Spezialisten, um Dich selbst von unserem Kassensystem zu überzeugen. 

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Karina
gepostet von Karina