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28.12.2018

In 10 Schritten das eigene Café eröffnen

Sie wollen Ihr eigenes Café eröffnen? Unser Leitfaden hilft Ihnen dabei in 10 einfachen Schritten das eigene Café zu eröffnen.

Ein Leitfaden für den Traum vom eigenen Laden

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Kaffee, gerade bei uns in Deutschland ein nicht wegzudenkendes Genussmittel. Kein Wunder, dass Deutschland im internationalen Kaffeeliebhaber-Vergleich fast gleichauf mit Italien liegt, nämlich 6,65 Kilogramm pro Kopf im Jahr.

Bei uns im Tillhub Team startet jeder Arbeitstag mit einer guten Tasse Kaffee. Natürlich nicht für jeden Mitarbeiter, aber für die meisten. Und damit stehen wir nicht allein da: Fast jeder Deutsche trinkt Kaffee, 80 Prozent täglich und sogar 3 von 5 Deutschen mehrmals täglich. Hauptgrund: Der besondere Genussmoment, der leckere Geschmack oder eben Überlebensstrategie für den Arbeitstag.

Kein Wunder, dass die Anzahl der Cafés in Deutschland seit 2010 steigt. Es ist nicht nur lukrativ ein Café zu eröffnen, es ist irgendwie auch total cool und „in“. Wer hat nicht schon einmal davon geträumt, ein eigenes Café mit gutem Kaffee, Quiche und Co. im Kiez zu eröffnen. 

Wären da nur nicht die 100 Fragen, die sich in den Kopf einschleichen wie „Womit fängt man da an?“ oder „Was muss ich beachten?“ Höchste Zeit für eine Schritt-für-Schritt Anleitung, die Sie einerseits mit den wichtigsten Informationen zum Thema Café eröffnen versorgt und andererseits Lust auf Selbstständigkeit macht.

 

Schritt 1: Schreiben Sie einen Business- und Finanzplan

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Ja, schon gut. Aus unserer eigenen Erfahrung wissen wir bereits, dass das nicht die beliebteste Aufgabe unter Selbstständigen ist. Schließlich will man ja direkt loslegen und keine Zeit mit Schreibkram verplempern. Aber lassen Sie sich gesagt sein: Der Businessplan ist der Grundbaustein für jeglichen Erfolg. Weshalb? Weil Sie im Businessplan alle nötigen Fragen abhandeln, die Sie sich vor einer Selbstständigkeit stellen sollten. Fragen zu Themen wie:

  • Zusammenfassung Ihrer Idee und aller wichtiger Punkte (Executive Summary)
  • Produkt und Dienstleistung
  • Markt und Wettbewerb
  • Marketing und Vertrieb
  • Geschäftsmodell und Organisation
  • Realisierungsfahrplan
  • Chancen und Risiken der Unternehmung

Zusätzlich gilt es, einen Finanzplan zu erstellen, in dem Sie sich alle Kosten vor Augen führen. Diesen können Sie dann als Grundlage für zukünftige Fremdkapitalbeschaffung verwenden. Die IHK stellt hier eine kostenlose Vorlage für Businesspläne zum Download bereit.

  

Schritt 2: Klären Sie die finanzielle Lage

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Die wohl wichtigste Fragen: Wovon soll das Café eröffnet werden und die ersten Monate überleben? Haben Sie sich genug zur Seite gelegt und wollen mithilfe von eigenen Ersparnissen überleben? Möchten Sie Investoren für Ihr Café gewinnen? Oder sollen ein Gründerkredit oder Fördergelder dabei helfen, den Start zu meistern.

In der Regel reicht Eigenkapitel nicht aus, um ein Café zu eröffnen. Dennoch ist es sehr hilfreich für den Anfang ein gutes eigenes Polster zu haben, um bei der Fremdkapitalbeschaffung glaubwürdiger zu erscheinen.

Die finanzielle Situation sollte gut überlegt und auch ein großes Puffer eingeplant sein. Vor allem, wenn Sie Gehälter auszahlen und Produkte vorfinanzieren müssen.

 

Schritt 3: Den richtigen Standort finden

Die Wahl des richtigen Standortes ist in der Gastronomie entscheidend. Auf folgende Fragen sollten Sie eine Antwort haben:

  • Wie sieht die Konkurrenzsituation an diesem Standort aus?
  • Liegt das Café in der Fußgängerzone und kann genug Laufkundschaft anziehen?
  • Gibt es eine gute Verkehrsanbindung, sodass auch Kunden ohne Auto schnell zu Ihnen finden?
  • Stehen genügend Parkplätze zur Verfügung?
  • Gibt es einen Außenbereich, der zu bestimmten Temperaturen mehr Umsatz einbringen kann?
  • Wie hoch sind Mietpreis und Nebenkosten?
  • Geben die Räumlichkeiten genug Platz für Ihre Gäste her?

 

Schritt 4: Analysieren Sie den Wettbewerb

Gehen Sie los und erkunden Sie die Umgebung. Gibt es bereits Konkurrenz? Wettbewerber können, müssen aber nicht immer zwingend ein Nachteil sein. Sie können das Geschäft auch beleben. Vor allem, wenn Sie das bessere Angebot haben.

Dazu ist es natürlich erst einmal wichtig, dass Sie die Konkurrenzlage genau kennen. Sie wollen sich auf Poke Bowls in der Mittagszeit konzentrieren? Checken Sie aus, ob es noch andere im Umkreis gibt, die die gleiche Idee hatten. Wichtig ist, dass Ihr Angebot sich von den anderen unterscheidet und einen Mehrwert bietet. So können Sie von Konkurrenten sogar profitieren.

 

Schritt 5: Beschaffen Sie sich nötige Lizenzen und Genehmigungen

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Leider kommt kein Gastronom an der lästigen Bürokratie vorbei. Das bedeutet, dass auch für Sie erst einmal ein paar Behördengänge anstehen, bevor das Café eröffnet werden kann.

Zu allererst sollten Sie beim Gewerbeamt eine Gewerbeanmeldung beantragen, das geht mittlerweile auch online und kann bis zu 40,00€ kosten. Je nachdem, ob Sie beispielsweise auch Alkohol im Café ausschenken möchten, ist auch eine Gaststättenschankerlaubnis notwendig, die Kosten hierfür variieren zwischen 50,00€ bis 400,00€. Um Ihre Eignung für die Eröffnung eines Cafés zu beweisen, brauchen Sie neben Ausweispapieren, polizeilichem Führungszeugnis und dem Auszug aus dem Gewerbezentralregister außerdem noch folgende Unterlagen:

  • Miet- oder Pachtvertrag
  • Bescheinigung des Finanzamtes zur Unbedenklichkeit
  • Bestätigung des Gesundheitsamtes zur Erstbelehrung (nicht älter als 3 Monate)
  • Lageplan des Cafés
  • Versicherungen
  • Bauvorschriften

 

Schritt 6: Inneneinrichtung planen

Im Businessplan haben Sie ja bereits Ihr Konzept beschrieben, jetzt muss es nur noch in die Praxis umgesetzt werden. Mit der Inneneinrichtung des Cafés entsteht erst die Atmosphäre, schließlich will man ja nicht das zehnte 08/15 Café in der Straße sein, sondern sich abheben und von den Kunden als etwas Besonderes erkannt werden.

Zur Inneneinrichtung gehören sowohl das Interieur als auch Dekoration, Teller, Besteck, Pflanzen und alles, was sonst noch zur Atmosphäre beiträgt.

Gerade sind Industrie- und Vintage-Look sehr beliebt. Viele Cafés setzen auf Palettenoptik, abgezogene Wände und Holzmöbel. Machen Sie Ihr Café zu etwas einzigartigem, was es so bisher noch nicht gab und probieren Sie neue Dinge aus. Inspirationen finden Sie hier.  

Wie wäre es beispielsweise, wenn Teller und Besteck so gar nicht zusammen passen, alles vom Flohmarkt kommt und an einen Sonntagsbesuch bei Omi erinnert? Oder aber Sie besorgen das hochwertigste Essgeschirr vom skandinavischen Designer und halten alles schlicht und minimalistich. Egal, wie Ihr Traum Café aussehen mag, Hauptsache ist, dass sich Ihre Vision in der Einrichtung, der Schaufenstergestaltung und -dekoration und der Atmosphäre widerspiegelt.

 

Schritt 7: Seien Sie wählerisch bei Ihren Produkten

Gute Qualität zeichnet sich aus. Bei einem Café beginnt diese vor allem mit gutem Kaffee. Eine gute Kaffeemaschine kann schon einmal ein Vermögen kosten, das wissen wir auch. Es handelt sich allerdings auch um eine Investition, von der Sie langfristig profitieren werden. Dicht gefolgt von guten Kaffeebohnen: Falls Sie kein Vollprofi im Bereich Kaffee sind, dann holen Sie sich einen und probieren Sie sich durch die unterschiedlichen Kaffeebohnen durch, um Ihren Kunden einen einzigartigen Geschmack zu bieten. 

Grundsätzlich schadet es nie, sich mit regionalen Partnern zusammenzutun. Ob Fleischer, Kaffeeröster oder Bäcker. Ihre Kunden werden regionale Herkunft Ihrer Produkte wertschätzen und den Unterschied schmecken. 

 

Schritt 8: Holen Sie sich einen guten Steuerberater

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Ein Café eröffnen, puh, wie Sie merken, ganz schön viel Arbeit. Da will man sich nicht auch noch mit Steuerkram beschäftigen müssen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie einen Steuerberater finden, der Ihre finanziellen Angelegenheiten regelt und die Finanzen stets im Blick hat.

Ein Steuerberater hat vor allem auch den Vorteil, dass er einen objektiven Blick aufs Geschäft hat und einige Dinge strenger nimmt als Sie es selbst tun würden. So sind Sie abgesichert, was die Bereiche Buchhaltung oder Lohnabrechnung betrifft.

Ein GoBD-konformes Kassensystem wie das von Tillhub gibt Ihrem Steuerberater die optimale Grundlage für die Buchhaltung und hält Ihnen den Rücken frei, falls doch einmal das Finanzamt anklopfen sollte. 

 

Schritt 9: Gute und verlässliche Mitarbeiter anstellen

Gute Mitarbeiter für die Gastronomie zu finden, ist nicht einfach. Nicht umsonst hat diese Branche eine der höchsten Fluktuationsraten. Gerade bei der Neueröffnung eines Cafés sind zuverlässige und sympathische Mitarbeiter Gold wert. Denn wer von uns kennt es nicht: Man geht viel lieber dorthin zurück, wo man die Gesichter kennt und sich nett behandelt fühlt.

Nehmen Sie sich also Zeit für das Suchen und Rekrutieren guter Mitarbeiter, die auch länger bei Ihnen im Café bleiben möchten. Gerade zu Anfang ist eine eingespielte Task-Force überlebenswichtig.

Achten Sie darauf, den Mitarbeitern genügend Wertschätzung entgegenzubringen und sie mit dem Konzept des Cafés vertraut zu machen. Zu häufig passiert es in der Gastronomie, dass Mitarbeiter ins kalte Wasser geschmissen werden. Nicht mit Ihnen!

Erstellen Sie einen Onboarding-Leitfaden für neue Mitarbeiter und stellen Sie sicher, dass alle Prozesse verständlich sind, die Mitarbeiter fair bezahlt werden und keine Überstunden gemacht werden. So kommen Ihre Schützlinge nämlich auch jeden Tag mit einem Lächeln zur Arbeit.

 

Schritt 10: Nun geht’s ans Eingemachte! Beginnen Sie mit dem Marketing und PR.

Wenn alles soweit steht, dann kann es endlich mit dem spaßigen Teil beginnen, nämlich Ihr Café zu bewerben und die Nachricht nach draußen zu bringen.

Klassische Schritte zur Eröffnung des Cafés wären folgende:

  • Eine Webseite mit allen wichtigen Infos wie Öffnungszeiten, Speisekarte und Standort erstellen. Geht super mit beispielsweise Squarespace
  • Einen kostenlosen Google My Business Eintrag erstellen, damit Sie auf Google Maps auch gefunden werden
  • Einen kostenlosen Instagram Account erstellen, damit Ihre Leckereien auch mit der ganzen Welt geteilt werden
  • Eine Eröffnungsfeier planen und alle Nachbarn, Freunde, Unterstützer einladen
  • Lokale Zeitungen, Zeitschriften und Blogs anschreiben und für einen Besuch einladen
  • Flyer kreieren (zum Beispiel mit Canva) und in die Briefkästen der Nachbarn schmeißen
  • Ein Gutscheinsystem für treue Kunden entwickeln
  • Ein weiterführendes Event Konzept überlegen, um immer wieder neue Kunden in Ihr Café zu locken

Wie dieser Leitfaden zeigt, gibt es wie bei der Unternehmung einige Dinge, die man im Vorfeld einer Neueröffnung beachten muss. Wer organisiert an die Sache rangeht und eine gute Portion Ehrgeiz und Geduld mitbringt, der könnte schon bald ein stolzer Café-Besitzer mit vielen glücklichen Kunden sein. Also, worauf warten Sie noch? Jetzt heißt es: Café eröffnen!

Wir als Spezialist im Bereich iPad Kassensysteme halten Ihnen und Ihrem Steuerberater jedenfalls gern den Rücken frei, wenn es um das Thema finanzamtkonformes Abrechnen im Café geht. Vereinbaren Sie einen Termin mit unseren Spezialisten, um sich selbst von unserem Kassensystem zu überzeugen. 

 

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Karina
gepostet von Karina