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In der Gastronomie gilt die Kassenbonpflicht. Seit dem 1. Januar 2020 musst Du jedem Gast einen Kassen-Beleg ausstellen. bzw. anbieten, egal ob er nur einen Kaffee oder ein 3-Gänge-Menü bestellt hat. Ausnahmen gibt es nur bei offenen Ladenkassen oder per Befreiung durch das Finanzamt. Alternativ darfst Du den Bon auch digital per QR-Code oder E-Mail ausgeben.
Grundlage für die Bonpflicht ist die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), die den Umgang mit der Kassenbon Pflicht in der Gastronomie seit 2020 neu regelt. Dieser Artikel erklärt Dir die gesetzlichen Grundlagen, alle Ausnahmen und wie Du die Bonpflicht digital und papierlos erfüllen kannst.
⚠️ Update: Ab 2028 soll der digitale Beleg zum Standard und zur Pflicht werden
Das Bundeskabinett hat am 23. September 2026 einen Regierungsentwurf beschlossen, der die Belegausgabe grundlegend umbaut. Geplanter Start: 1. Januar 2028.
- Kein automatischer Papierausdruck mehr: Statt zwingend einen Papierbon zu drucken, soll der Beleg künftig elektronisch bereitgestellt werden, z.B. als QR-Code auf dem Kundendisplay, als Download-Link, per NFC, per E-Mail oder im digitalen Kundenkonto.
- Aktive Bereitstellungspflicht statt Papierzwang: Der digitale Beleg soll zur Pflicht werden. Du musst ihn künftig standardmäßig elektronisch bereitstellen, nicht mehr nur optional anbieten. Reine Papier-Bon-Kassen würden diese neue Vorgabe dann nicht erfüllen.
- Papier bleibt auf Verlangen: Gäste sollen weiterhin einen Papierbeleg verlangen können. Sorge deshalb dafür, dass Du auf ausdrücklichen Wunsch auch einen Beleg in Papierform ausgeben kannst.
- Neue Kassenpflicht im selben Gesetz: Parallel dazu soll eine Pflicht zur elektronischen Kasse mit TSE eingeführt werden, und zwar für Betriebe, die 2027 mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz und mehr als 12.000 Euro Barumsatz erzielen.
Was wurde aus der 30-Euro-Grenze? Im früheren Referentenentwurf vom Juni 2026 war noch eine Bagatellgrenze von 30 Euro vorgesehen, bis zu der kein Beleg nötig gewesen wäre. Diese Grenze wurde im Regierungsentwurf vom September 2026 wieder gestrichen. Durchgesetzt hat sich stattdessen der Weg über die elektronische Bereitstellungspflicht: Es gibt weiterhin für jeden Umsatz einen Beleg, nur eben nicht mehr automatisch auf Papier.
Bitte beachte: Bundestag und Bundesrat haben dem Gesetz noch nicht zugestimmt. Bis zum Inkrafttreten gilt die heutige Bonpflicht daher unverändert weiter.
Quelle: Bundesfinanzministerium, Pressemitteilung zum Regierungsentwurf vom 23.09.2026.
Du suchst die allgemeine Belegausgabepflicht, die für alle Branchen gilt? Dann lies unseren Übersichtsartikel: Belegausgabepflicht: Regeln, Ausnahmen & Stand 2026.
Teil der Themenreihe
Gesetzeskonforme Kassensysteme
Dieser Artikel behandelt einen Teilaspekt der Kassensystem-Compliance. Der Hauptartikel gibt Dir einen vollständigen Überblick über alle Pflichten, rechtlichen Grundlagen und Praxis-Tipps.
→ Zum Leitartikel: Gesetzeskonformes Kassensystem 2026Kassenbonpflicht in der Gastronomie: Gesetzliche Grundlagen 2026
Seit dem 1. Januar 2020 bist Du als Gastronom verpflichtet, Dich an die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) zu halten. Die Belegausgabepflicht ist im § 146a Absatz 2 AO festgelegt.
Konkret bedeutet das:
- Wird in Deiner Gastronomie eine elektronische Registrierkasse verwendet, musst Du eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) in Deine Kasse einbauen.
- Du bist verpflichtet, jedem Gast einen Beleg auszustellen, bzw. anzubieten und zwar unabhängig davon, ob dieser danach verlangt.
- Die Bonpflicht gilt auch bei Kleinstbeträgen, zum Beispiel bei einem einzelnen Getränk.
Wie so oft gibt es aber Ausnahmen von dieser Regel.
Ausnahmen von der Bonpflicht in der Gastronomie
Eine mögliche Ausnahme der Bonpflicht in der Gastronomie stellen die offenen Ladenkassen dar. Wer keine elektronische Registrierkasse nutzt, ist grundsätzlich von der Belegausgabepflicht ausgenommen.
Zusätzlich gibt es zwei weitere Wege, die papierbasierte Kassenbonpflicht zu umgehen:
- Bon in elektronischer Form: zum Beispiel per E-Mail oder QR-Code als digitaler Kassenbon
- Befreiung durch das Finanzamt: möglich unter bestimmten Voraussetzungen (siehe unten)
Digitaler Kassenbon als Alternative zur Papierpflicht
Du kannst Deinen Gästen den Kassenbon in elektronischer Form zukommen lassen. Zwei Wege sind besonders verbreitet:
Per E-Mail: Möglich, wenn Du die Kontaktdaten Deiner Gäste besitzt. Mit Tillhub Gastro, unserem Kassensystem für die Gastronomie, ist das direkt integriert.
Per QR-Code: Am Ende des Bezahlvorgangs wird Deinen Gästen auf dem Customer Display ein QR-Code angezeigt. Deine Gäste scannen diesen mit dem eigenen Smartphone und speichern den Beleg auf ihrem Gerät – ganz ohne dass sie persönliche Daten hinterlassen müssen.
Gut zu wissen: Papier-Bon trotzdem bereithalten
Auch wenn Du digitale Belege anbietest, musst Du nach wie vor Papier-Kassenbons bereithalten, falls Dein Gast das wünscht. Der digitale Bon ersetzt den Papierbon nur dann, wenn Dein Gast dem zustimmt. Ab 2028 soll sich das umkehren: Dann wird der digitale Beleg zum Standard, Papier gibt's nur noch auf ausdrücklichen Wunsch (siehe Update-Box oben).
Alternativ besteht die Möglichkeit, Dich von der Kassenbonpflicht befreien zu lassen.
Befreiung von der Belegausgabepflicht: So geht's
Betreibst Du eine Bar, eine Diskothek oder einen Imbiss mit hohem Laufkundenanteil? Dann kann eine Befreiung von der Kassenbonpflicht unter Umständen möglich sein. Die Voraussetzungen ergeben sich aus den §§ 146a und 148 der Abgabenordnung (AO):
- Die Waren werden an eine große Zahl unbekannter Personen verkauft
- Es liegt nachweislich eine sachliche oder persönliche Härte für den Steuerpflichtigen vor
- Durch die Befreiung ergibt sich keine Beeinträchtigung der Besteuerung
Du oder Dein Steuerberater können einen entsprechenden Antrag bei der zuständigen Finanzbehörde stellen. Diese entscheidet dann im Einzelfall.
Wichtig: Die Praxis zeigt, dass eine Befreiung äußerst schwer zu erlangen ist. Seit Einführung der Bonpflicht wurden zahlreiche Anträge von den Finanzbehörden abgelehnt. Du solltest daher nicht auf eine Ausnahmegenehmigung setzen, sondern frühzeitig auf eine digitale Beleglösung per QR-Code umstellen.
Bitte beachte:
- Die Kosten für zusätzliche Bonrollen allein stellen keine sachliche Härte dar.
- Eine Befreiung wird nicht dauerhaft erteilt, sondern immer befristet.
Pflichtangaben auf dem Kassenbon im Restaurant
Die folgende Tabelle bietet eine praxisnahe Übersicht der typischen Pflicht- und Systemdaten eines elektronischen Kassenbons in der Gastronomie.
| Angabe | Beispiel | Erklärung |
|---|---|---|
| Name und Anschrift des Unternehmens | Restaurant Musterküche, Musterstr. 1, 10112 Berlin | Damit der Betrieb eindeutig identifizierbar ist |
| Datum und Uhrzeit des Vorgangs | 04.05.2026, 19:32 Uhr | Zeitpunkt der Bestellung bzw. Zahlung |
| Datum und Uhrzeit der Belegausgabe | 04.05.2026, 19:32 Uhr | Wann der Kassenbon erstellt wurde |
| Art und Menge der Leistung | 2× Wiener Schnitzel, 1× Cola 0,33 l | Welche Speisen/Getränke bestellt wurden |
| Gesamtbetrag (Brutto) | 38,50 € | Zu zahlender Gesamtpreis inklusive Steuer |
| Transaktionsnummer | TX-2026-004821 | Eindeutige Nummer zur Nachverfolgung der Buchung |
| Seriennummer der TSE | TSE-SN: ABC123456789 | Identifiziert die technische Sicherheitseinrichtung der Kasse |
| TSE-Signatur (Prüfwert) | digitale Sicherheits-Signatur | Stellt sicher, dass der Kassenbon nach der Erstellung nicht mehr verändert werden kann |
| Transaktionszeitraum | 19:31:58 – 19:32:10 | Zeigt Beginn und Ende des Kassiervorgangs |
| Steuersatz und Steuerbetrag | 7 %: 2,52 € | Nur erforderlich, wenn Umsatzsteuer ausgewiesen wird |
| Netto- und Bruttobetrag | Netto + Brutto | Notwendig, wenn der Bon als Rechnung genutzt werden soll |
Wichtiger Hinweis zur Einordnung:
Die oben genannten Angaben entstehen aus unterschiedlichen rechtlichen Anforderungen (KassenSichV, § 146a AO und ggf. § 14 UStG) und erscheinen in der Praxis häufig gemeinsam auf einem Kassenbon. Je nach Kassensystem und Nutzung (reiner Kassenbon vs. Rechnung) können einzelne Angaben entfallen oder zusätzlich erforderlich sein.
Die Tabelle dient ausschließlich der Orientierung und zeigt typische Pflicht- und Systemangaben. Je nach Kassensystem können einzelne Daten abweichen oder zusätzlich erforderlich sein.
Kassenbon und Bewirtungskosten
Ein Kassenbon nach KassenSichV ist nicht automatisch eine Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Eine Rechnung erfordert zusätzliche umsatzsteuerliche Pflichtangaben und eine entsprechende Zweckbestimmung.
Für den steuerlichen Abzug von Bewirtungskosten reicht ein Kassenbon allein in der Regel nicht aus. Zusätzlich erforderlich ist der Nachweis der geschäftlichen Veranlassung (z. B. Anlass und bewirtete Personen).
In der Praxis wird hierfür ein separater Bewirtungsbeleg verwendet.
Was passiert bei Verstoß gegen die Bonpflicht?
Ein einzelner fehlender Bon führt wahrscheinlich nicht direkt zu einem Bußgeld. Aber die fehlende Belegausgabe kann als Indiz für eine mangelhafte Kassenbuchführung gewertet werden und das kann spürbare Konsequenzen haben:
- Kassennachschau: Das Finanzamt darf seit 2018 jederzeit unangemeldet eine Kassennachschau durchführen (§ 146b AO).
- Zuschätzung: Bei festgestellten Mängeln kann das Finanzamt Einnahmen schätzen, die oft deutlich über dem tatsächlichen Umsatz liegen können.
- Bußgeld bis 25.000 €: Für Verstöße gegen die KassenSichV, etwa fehlende TSE oder manipulierte Aufzeichnungen (§ 379 Abs. 1 AO).
- Bußgeld bis 5.000 €: Für unrichtige Belege, Verstöße gegen die Belegausgabepflicht oder fehlende Aufzeichnungen (§ 379 Abs. 4 AO).
- Betriebsprüfung: Im schlimmsten Fall folgt eine vollständige Prüfung mit empfindlichen Steuernachzahlungen.
FAQ: Häufige Fragen zur Bonpflicht in der Gastronomie
Was passiert, wenn ich als Gastronom keinen Kassenbon ausstelle?
Wer gegen die Belegausgabepflicht gemäß § 146a AO verstößt, riskiert eine Nachschau oder Betriebsprüfung durch das Finanzamt. Die fehlende Belegausgabe kann als Indiz für eine mangelhafte Kassenbuchführung gewertet werden und eine Zuschätzung von Einnahmen nach sich ziehen. Verstöße können im Rahmen einer Gesamtbewertung der Kassenführung zu empfindlichen Steuernachzahlungen führen. Mehr zur allgemeinen Belegausgabepflicht für alle Branchen findest Du in unserem Übersichtsartikel.
Gilt die Kassenbonpflicht auch bei Kartenzahlung im Restaurant?
Ja, die Bonpflicht gilt unabhängig von der Zahlungsart, also auch bei EC- oder Kreditkartenzahlung. Der Kartenzahlungsbeleg des Terminals ersetzt nicht den gesetzlich vorgeschriebenen Kassenbon gemäß KassenSichV, da dieser zwingend die TSE-Signatur und Transaktionsnummer enthalten muss. Gäste müssen in jedem Fall einen separaten Kassenbon erhalten, entweder auf Papier oder digital per QR-Code.
Welche Ausnahmen gibt es bei der Bonpflicht in der Gastronomie?
Es gibt drei Ausnahmen: Erstens sind Betriebe mit einer offenen Ladenkasse (ohne elektronisches Kassensystem) grundsätzlich von der Belegausgabepflicht ausgenommen. Zweitens kann der Beleg statt auf Papier auch digital per E-Mail oder QR-Code ausgegeben werden. Drittens ist eine Befreiung durch das zuständige Finanzamt möglich, wird in der Praxis aber nur selten genehmigt.
Kann ein Food Truck oder Marktstand von der Bonpflicht befreit werden?
Grundsätzlich unterliegen auch mobile Gastronomiebetriebe wie Food Trucks und Marktstände der Belegausgabepflicht, sofern sie eine elektronische Registrierkasse nutzen. Eine Befreiung ist beim zuständigen Finanzamt zu beantragen und wird nur in begründeten Einzelfällen genehmigt. Die Praxis zeigt, dass zahlreiche Anträge abgelehnt wurden. Wer hingegen eine offene Ladenkasse ohne elektronisches System nutzt, ist grundsätzlich ausgenommen. Empfehlung: Frühzeitig auf eine digitale Beleglösung per QR-Code umstellen.
Muss ich den Kassenbon aufbewahren, wenn der Gast ihn ablehnt?
Nein, Du musst den Bon nicht aufbewahren, wenn Dein Gast ihn nicht mitnehmen möchte. Entscheidend ist, dass Du den Beleg erstellt und angeboten hast. Die Pflicht bezieht sich auf die Ausgabe, nicht auf die Annahme durch den Gast. Der Beleg darf nach Ablehnung vernichtet werden. Die Transaktion selbst bleibt über Dein Kassensystem gespeichert.
Du brauchst noch eine Kasse für Deine Gastronomie? Dann stellen wir Dir gerne unser All-in-One Kassensystem mit Expertenfunktionen wie Kellner Bestellsystem oder Online Tischreservierung vor. Lass Dich jetzt einfach kostenlos und unverbindlich von einem unserer Kassenexperten beraten.
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Für verbindliche Auskünfte zu Deiner individuellen Situation wende Dich bitte an Deinen Steuerberater oder die zuständige Finanzbehörde.
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