Gesetzeskonformes Kassensystem 2026 in Deutschland – Überblick & Pflichten

Ein gesetzeskonformes Kassensystem erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen für elektronische Kassen in Deutschland.
Dazu gehören die TSE-Pflicht, die korrekte Belegausgabe, die GoBD-konforme Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle und die Meldepflicht beim Finanzamt (§ 146a AO).
Diese Seite gibt Dir einen umfassenden Überblick über Pflichten, Fristen und Compliance-Regeln, die Du in Deinem  Unternehmen beim Betrieb von Kassensystemen beachten musst.

Bis zu 25.000 Euro Bußgeld – so viel kann Dich ein nicht-konformes Kassensystem kosten. Seit 2020 hat der Gesetzgeber die Anforderungen an elektronische Kassensysteme in Deutschland massiv verschärft: TSE-Pflicht, Belegausgabepflicht, Meldepflicht beim Finanzamt. Und das ist noch nicht alles, denn ab 2027 könnte für viele Betriebe sogar eine Registrierkassenpflicht kommen.

Bei dieser Vielzahl an Gesetzen und Verordnungen ist es schwer, den Überblick zu behalten. Welche Regelungen gelten aktuell? Was muss Dein Kassensystem konkret erfüllen? Und wo findest Du die Details?

Themenübersicht "Gesetzeskonformes Kassensystem"

• Was ist ein gesetzeskonformes Kassensystem 2026?
• Warum ist ein gesetzeskonformes Kassensystem wichtig?
• Gibt es eine Registrierkassenpflicht in Deutschland?
• Strafen & Bußgelder bei Verstößen gegen Kassengesetze
• FAQ: Gesetzeskonformes Kassensystem

Was ist ein gesetzeskonformes Kassensystem 2026?

Ein gesetzeskonformes Kassensystem muss in Deutschland 2026 verschiedene Anforderungen erfüllen. Diese Anforderungen kommen aus unterschiedlichen Gesetzen und Verordnungen.

Um Dir den Überblick zu erleichtern, haben wir alles in zwei Tabellen aufgeteilt:

Tabelle 1 zeigt Dir die verschiedenen Gesetze und Verordnungen, also den rechtlichen Rahmen. Hier siehst Du, welche Regelungen es zum Thema Kassen gibt und was sie jeweils regeln.

Tabelle 2 zeigt Dir die konkreten Pflichten, die aus der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) folgen, also was Du praktisch umsetzen musst.

Zu jedem Punkt findest Du einen Link zu einem ausführlichen Ratgeber-Artikel mit allen Details.

Gesetzlicher Rahmen für Kassensysteme in Deutschland

Diese Tabelle gibt einen chronologischen Überblick über die wichtigsten Gesetze und Verordnungen, die für Kassensysteme relevant sind:

Konkrete Pflichten für Kassensysteme nach KassenSichV

Diese Tabelle zeigt, welche Anforderungen elektronische Kassensysteme erfüllen müssen, inklusive Fristen:

Die gesetzliche Basis für alle diese Pflichten und Verordnungen bilden die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern), die seit 2015 gelten und durch die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) von 2017 und 2020 erweitert wurden.

Warum ist ein gesetzeskonformes Kassensystem wichtig?

Verstöße gegen die Kassengesetze und -verordnungen können teuer werden. Das Finanzamt hat die Strafen seit 2020 deutlich verschärft. Es gibt Bußgelder von bis zu 25.000 Euro für nicht-konforme Kassensysteme und von bis zu 5.000 Euro für fehlende Meldungen oder falsche Belege. Darüber hinaus kann das Finanzamt seit 2018 jederzeit unangemeldet eine Kassennachschau durchführen, d.h. wenn Du nicht vorbereitet bist, riskierst Du hohe Bußgelder.

Du fragst Dich, welche Art von Kassensystem grundsätzlich zu Deinem Geschäft passt? Dann lies hier weiter: Welche Kassensysteme gibt es und wo sind die Unterschiede?

In diesem Artikel hier fokussieren wir uns auf die rechtlichen Anforderungen an gesetzeskonforme Kassensysteme und zeigen Dir die wichtigsten Neuerungen wie die Registrierkassenpflicht ab 2027. Darüber hinaus erklären wir Dir, worauf Du jetzt achten musst. Für technische Details zu einzelnen Themen haben wir Dir die entsprechenden Spezialartikel verlinkt.

Gibt es eine Registrierkassenpflicht in Deutschland?

Nein, aktuell gibt es keine allgemeine Registrierkassenpflicht. Du kannst frei entscheiden, ob Du eine elektronische Kasse oder eine offene Ladenkasse nutzt.

Ab 2027 könnte sich das ändern: Laut Koalitionsvertrag ist eine Registrierkassenpflicht für Betriebe ab 100.000 Euro Jahresumsatz geplant (noch nicht beschlossen).

Alle Infos zur geplanten Registrierkassenpflicht: Wer ist betroffen? Was ändert sich? Was tun?

Strafen & Bußgelder bei Verstößen gegen Kassengesetze

Verstöße gegen die Kassengesetze können teuer werden: Das Finanzamt hat die Strafen seit 2020 deutlich verschärft. Die Rechtsgrundlage bildet § 379 AO (Steuergefährdung).

Übersicht der wichtigsten Bußgelder nach § 379 AO

Bis zu 25.000 Euro Bußgeld (§ 379 Absatz 6 AO)

• Nicht ordnungsgemäße Aufzeichnung oder Verbuchung von Geschäftsvorfällen (§ 379 Abs. 1 Nr. 3)
• Verwendung eines nicht-konformen Kassensystems ohne TSE (§ 379 Abs. 1 Nr. 4)
• Fehlender Schutz des Kassensystems gegen Manipulation (§ 379 Abs. 1 Nr. 5)
• Inverkehrbringen nicht-konformer Kassensysteme oder Software (§ 379 Abs. 1 Nr. 6)
• Nicht ordnungsgemäße Aufbewahrung von Unterlagen (§ 379 Abs. 1 Nr. 7)

Bis zu 5.000 Euro Bußgeld (§ 379 Absatz 4 AO)

• Ausstellen unrichtiger Belege (§ 379 Abs. 1 Nr. 1)
• Verstöße gegen die Belegausgabepflicht
• Fehlende oder unvollständige Aufzeichnungen nach § 144 AO

Wichtig: Diese Bußgelder können sich bei Wiederholungsverstößen deutlich erhöhen. Zudem hat das Finanzamt seit 2018 das Recht, jederzeit unangemeldet eine Kassennachschau durchzuführen (§ 146b AO).

Umsatzschätzung durch das Finanzamt

Besonders problematisch wird es, wenn das Finanzamt aufgrund schwerwiegender Mängel in der Kassenführung eine Umsatzschätzung vornimmt. In diesem Fall schätzt die Finanzbehörde Deine Umsätze – meist zu Deinen Ungunsten. Die daraus resultierende Steuernachzahlung kann schnell in die Zehntausende gehen und ist oft deutlich höher als die Bußgelder selbst.

Eine ordnungsgemäße Kassenführung mit einem gesetzeskonformen Kassensystem schützt Dich vor dieser Gefahr.

Häufige Verstöße, die zu Strafen führen

• Verwendung eines Kassensystems ohne zertifizierte TSE (§ 379 Abs. 1 Nr. 4 AO)
• Kassensystem wurde nicht beim Finanzamt gemeldet – verpflichtend seit 2025
• Keine ordnungsgemäße Belegausgabe oder fehlende Belege (§ 379 Abs. 1 Nr. 1)
• Kassendaten können nicht vollständig exportiert werden
• Fehlende oder mangelhafte Verfahrensdokumentation
• Nachträgliche Manipulation von Kassendaten

Rechtsgrundlage: § 379 Abgabenordnung (AO) – Steuergefährdung

Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Für verbindliche Auskünfte zu Deiner individuellen Situation wende Dich bitte an Deinen Steuerberater oder die zuständige Finanzbehörde.

FAQ: Gesetzeskonformes Kassensystem 

Der beste Schutz vor Bußgeldern ist ein vollständig gesetzeskonformes Kassensystem. Unsere Tillhub Kassensysteme sind von Beginn an auf alle gesetzlichen Anforderungen ausgelegt und werden durch kostenfreie Updates automatisch an neue Regelungen angepasst. So bleibst Du immer auf der sicheren Seite.

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Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Für verbindliche Auskünfte zu Deiner individuellen Situation wende Dich bitte an Deinen Steuerberater oder die zuständige Finanzbehörde.