Es ist gar nicht so einfach bei allen Kassengesetzen und zusätzlichen Verordnungen den Überblick zu behalten. Genau dabei helfen wir Dir in diesem Artikel.
Mit der Einführung der GoBD im Januar 2015 wurden eine Reihe von neuen Anforderungen an elektronische Kassensysteme gestellt. Die GoBD sind also die gesetzliche Basis des deutschen Kassengesetzes, welche durch zusätzliche Verordnungen in den folgenden Jahren ergänzt wurde.
Während einige dieser Änderungen schon im Verlauf der letzten Jahre in Kraft getreten sind, gibt es seit 2020 eine finale Umstellung auf BSI-zertifizierte Kassensysteme. Was genau das ist und was Du nach allen Gesetzesänderungen bisher beachten musst, erklären wir Dir übersichtlich in diesem Artikel.
Die Änderungen der letzten Jahre im Zeitverlauf:
Januar 2015: Die GoBD treten in Kraft
Als Nachfolger der GDPdU traten 2015 die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) in Kraft.
Eine gesetzliche Auflage für alle Steuerpflichtigen, die ihre Buchhaltung und Archivierung mithilfe von moderner und digitaler Software abwickeln.
Dezember 2016: Änderungen an der Abgabenordnung (AO)
Als Teil der zukünftigen Umstellung wurden mit dem “Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen” ebenfalls Änderungen an der Abgabenordnung vorgenommen.
Laut den Angaben des Bundesfinanzministeriums müssen alles Geschäftsvorgänge zukünftig “jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden (§ 147 Absatz 2 Abgabenordnung)”.
Als Ausnahme zu dieser Regelung gilt: Wenn Du den Gewinn Deines Geschäfts durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelst und diese nicht bilanzierungspflichtig ist, musst Du kein Kassenbuch führen. Nichtsdestotrotz musst Du natürlich auf eine genaue und lückenlose Dokumentation Deiner finanziellen Vorgänge achten.
Januar 2017: Neue Auflagen für elektronische und “offene” Kassen
Elektronische Kassensysteme müssen seit Januar 2017 alle Einzelumsätze aufzeichnen können und so speichern, dass die Daten nachträglich nicht mehr verändert werden können.
Überdies müssen alle eingetragenen Daten 10 Jahre lang in digitaler Form archiviert werden, beispielsweise auf einem externen Speichermedium oder auch in der Kasse selbst.
Wenn Du eine offene Ladenkasse verwendest, reicht es nicht aus, die Bestände rechnerisch zu protokollieren. Für den Kassenbericht ist es notwendig, den Kassenbestand genau auszuzählen.
Gemäß den Angaben des Bundesfinanzhofes musst Du den Bestand nicht in einem ausführlichen Kassensturz-Protokoll festhalten und auch keine detaillierte Zählliste aufstellen, in der Du jede Münze festhältst, jedoch wird dies, auch wenn es Dir vielleicht einige Zeit und den letzten Nerv raubt, eindeutig empfohlen!
Januar 2018: Unangekündigte Kassennachschau für elektronische Systeme
Mit dem “Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen” wurden im Jahr 2016 Änderungen an der Abgabenordnung (AO) vorgenommen. Demnach dürfen die Finanzämter seit Januar 2018 ohne Vorankündigung Kassennachschauen bei allen elektronischen Kassensystemen durchführen (gemäß § 146b AO).
Die neusten Änderungen zum Kassengesetz
Januar 2020: Neue Auflagen für elektronische Kassensysteme
Alles was Du zur Kassensicherungsverordnung 2020 wissen musst, erfährst Du hier im Beitrag KassenSichV im Detail.
- Seit Beginn des Jahres 2020 werden die unangekündigten Kassenschauen nicht mehr nur bei elektronischen Systemen, sondern bei allen Kassen zu jeder Zeit durchgeführt werden.
- Zudem müssen elektronische Kassenbetreiber nun laut der Belegeausgabepflicht für jeden geschäftlichen Vorgang einen Beleg ausstellen können. Ob Du den Beleg in Papierform oder elektronisch ausstellst, bleibt dabei jedoch Dir überlassen.
- Wichtig ist zudem, dass Du alle Registrierkassensysteme, die Du verwendest, auch beim Finanzamt meldest. Sobald Du Dir eine neue Kasse anschaffst oder auch Deine alte Kasse nicht weiter in Betrieb nimmst, hast Du eine Frist von einem Monat, um dies der Finanzverwaltung zu melden.
- Als Teil der Änderungen des AO (siehe oben), muss Dein Kassensystem ab 2020 zudem über eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die alle Kasseneingaben protokolliert und speichert. Wichtig dabei ist, dass dieses Protokoll und somit die Eingaben im Nachgang nicht verändert werden können.
Die komplette Sicherheitseinrichtung muss aus einem Sicherheitsmodul zum ordnungsgemäßen Protokollieren der Vorgänge, einem Speichermedium zur Aufbewahrung der Daten und einer einheitlichen digitale Schnittstelle zur “reibungslosen Datenübertragung” bestehen. Zulässig ist es diese Sicherheitseinrichtung nur, wenn sie vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert ist.
Je nachdem, wann Du Dein Kassensystem erworben hast, sieht das Bundesfinanzministerium unterschiedliche Fristen für die Umstellung auf das BSI-zertifizierte System vor.
Als Stichtag galt dafür ursprünglich der jetzt der 01.01.2020. Durch viele Verzögerungen, auch bei den Behörden und Zertifizierungsprüfstellen gab es im Laufe des Jahres aber immer wieder verlängerte Nichtbeanstandungsfristen. Diese endeten jedoch endgültig zum 1. April 2021.
Hast Du Dein Kassensystem nach dem 25.11.2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft hast, und dieses den Anforderungen des Finanzamtes von 2010 entspricht und kannst es nicht umrüsten lassen, gibt Dir der Gesetzgeber eine Verlängerung bis Ende 2022.
Das Tillhub Kassensystem ist komplett auf die alle Gesetzesänderungen eingestellt und bleibt somit immer garantiert 100% Finanzamt konform!
Solltest Du weiterhin eine offene Ladenkasse nutzen, brauchst Du Dir keinen Druck zu machen, da die Regelungen ausschließlich für elektronische Kassensysteme gelten.
Welche Strafen könnten auf Dich zukommen ?
Jeder Händler, der seit Anfang des Jahres 2017 kein GoBD-konformes Kassensystem verwendet, muss bei einer betrieblichen Prüfung mit Strafmaßnahmen rechnen, die über einen finanziellen Schaden von über 10.000 € bedeuten können. Mit den Änderungen, die seit 2020 gelten, kann diese Bußgeldsumme auf bis zu 25.000 € steigen. Damit Du nicht unbeabsichtigt in Bußgeldfallen tappst, solltest Du Dich rechtzeitig auf die Umstellung vorbereiten!
Gerne beraten wir Dich bei der Umstellung auf unser digitales Kassensystem, welches durch kostenfreie Updates jederzeit Finanzamt konform bleibt. So kannst Du Dich immer auf das fokussieren, was wirklich zählt: Deine Kunden!
Bist Du Dir trotz unserer Übersicht nicht sicher, ob Dein Kassensystem Finanzamt tauglich ist oder möchtest Du bezüglich der gesetzlichen Änderungen noch mehr ins Detail gehen?
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