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14.11.2019

Das neue Kassengesetz im Überblick

llll➤ Neue gesetzliche Anforderungen an Kassensysteme & wie Du der nächsten Finanzamtsprüfung ganz gelassen entgegenblickst. ✅

Mit der Einführung der GoBD wurden seit 2015 eine Reihe von neuen Anforderungen an elektronische aber auch nicht elektronische Kassensysteme gestellt. Während einige dieser Änderungen schon im Verlauf der letzten Jahre in Kraft getreten sind, wird es bis 2020 die finale Umstellung auf BSI-zertifizierte Kassensysteme geben. Was genau das ist und was Du bei der bevorstehenden Umstellung zu beachten hast, erklären wir Dir übersichtlich in diesem Artikel.

Die Änderungen der letzten Jahre im Zeitverlauf:

Januar 2015: Die GoBD tritt in Kraft

Als Nachfolger der GoBS tritt nun die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) in Kraft, die für alle Steuerpflichtigen gilt, die ihre Buchhaltung und Archivierung mithilfe von moderner und digitaler Software abwickeln.

 

Dezember 2016: Änderungen an der Abgabenordnung (AO)

Als Teil der zukünftigen Umstellung werden mit dem “Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen” ebenfalls Änderungen an der Abgabenordnung vorgenommen. Laut den Angaben des Bundesfinanzministeriums müssen alles Geschäftsvorgänge zukünftig “jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden (§ 147 Absatz 2 Abgabenordnung)”.

Als Ausnahme zu dieser Regelung gilt: Wenn Du den Gewinn Deines Geschäfts durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelst und diese nicht bilanzierungspflichtig sind, musst Du kein Kassenbuch führen. Nichtsdestotrotz musst Du natürlich auf eine genaue und lückenlose Dokumentation Deiner finanziellen Vorgänge achten.

 

Januar 2017: Neue Auflagen für elektronische und “offene” Kassen

Elektronische Kassensysteme müssen alle Einzelumsätze aufzeichnen können und so speichern, dass die Daten nachträglich nicht mehr verändert werden können. Überdies müssen alle eingetragenen Daten 10 Jahre lang in digitaler Form archiviert werden, beispielsweise auf einem externen Speichermedium oder auch in der Kasse selbst. 

Wenn Du eine offene Ladenkasse verwendest, reicht es nicht aus, die Bestände rechnerisch zu protokollieren. Für den Kassenbericht ist es notwendig den Kassenbestand genau auszuzählen. Gemäß den Angaben des Bundesfinanzhofes musst Du den Bestand nicht in einem ausführlichen Kassensturz-Protokoll festhalten und auch keine detaillierte Zählliste aufstellen, in der Du jede Münze festhälst, jedoch wird dies, auch wenn es Dir vielleicht einige Zeit und den letzten Nerv raubt, eindeutig empfohlen!

 

Januar 2018: unangekündigte Kassennachschau für elektronische Systeme

Mit dem “Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen” wurden im Jahr 2016 Änderungen an der Abgabenordnung (AO) vorgenommen. Demnach dürfen die Finanzämter seit Januar 2018 ohne Vorankündigung Kassennachschauen bei allen elektronischen Kassensystemen durchführen (gemäß § 146b AO).

Diese Änderungen kommen zukünftig noch auf Dich zu

Januar 2020: Neue Auflagen für elektronische Kassensysteme

Ab Beginn des Jahres 2020 können die unangekündigten Kassenschauen nicht mehr nur bei elektronischen Systemen, sondern bei allen Kassen zu jeder Zeit durchgeführt werden. Zudem müssen elektronische Kassen für jeden geschäftlichen Vorgang einen Beleg ausstellen. Ob Du den Beleg in Papierform oder elektronisch ausstellst, bleibt dabei jedoch Dir überlassen.    

Wichtig ist zudem, dass Du alle Registrierkassensysteme, die Du verwendest, auch beim Finanzamt angibst. Sobald Du Dir eine neue Kasse anschaffst oder auch Deine alte Kasse nicht weiter in Betrieb nimmst, hast Du eine Frist von einem Monat, um dies der Finanzverwaltung zu melden. Alles was Du zur Kassensicherungsverordnung  2020 wissen musst, erfährst Du hier im Beitrag KassenSichV.

 

Infografik Kassengesetze

  • Ab Beginn des Jahres 2020 werden die unangekündigten Kassenschauen nicht mehr nur bei elektronischen Systemen, sondern bei allen Kassen zu jeder Zeit durchgeführt werden.
  • Zudem müssen elektronische Kassen für jeden geschäftlichen Vorgang einen Beleg ausstellen können. Ob Du den Beleg in Papierform oder elektronisch ausstellst, bleibt dabei jedoch Dir überlassen. 
  • Wichtig ist zudem, dass Du alle Registrierkassensysteme, die Du verwendest, auch beim Finanzamt angibst. Sobald Du Dir eine neue Kasse anschaffst oder auch Deine alte Kasse nicht weiter in Betrieb nimmst, hast Du eine Frist von einem Monat, um dies der Finanzverwaltung zu melden.
  • Als Teil der Änderungen des AO (siehe oben), muss Dein Kassensystem ab 2020 zudem über eine Sicherheitseinrichtung verfügen, die alle Kasseneingaben protokolliert und speichert. Wichtig dabei ist, dass dieses Protokoll und somit die Eingaben im Nachgang nicht verändert werden können.

    Die komplette Sicherheitseinrichtung muss aus einem Sicherheitsmodul zum ordnungsgemäßen Protokollieren der Vorgänge, einem Speichermedium zur Aufbewahrung der Daten und einer einheitlichen digitale Schnittstelle zur “reibungslosen Datenübertragung” bestehen. Zulässig ist es diese Sicherheitseinrichtung nur, wenn sie vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert ist.

Je nachdem, wann Du Dein Kassensystem erworben hast, sieht das Bundesfinanzministerium unterschiedliche Fristen für die Umstellung auf das BSI-zertifizierte System vor. Als Stichtag gilt dafür der jetzt der 01.01.2020. Hast Du Dein Kassensystem noch vor diesem Datum gekauft und kannst es nicht umrüsten lassen, gibt Dir der Gesetzgeber eine Verlängerung. Da die ab Januar 2020 erforderliche technische Sicherheitseinrichtung noch nicht zertifiziert ist und somit noch nicht eingebaut werden kann, gibt es nun eine Nichtbeanstandungsregelung. 

 

Tillhub iPad Kassensystem

Das Tillhub Kassensystem ist bereits komplett auf die Änderungen eingestellt und bleibt somit 100% gesetzeskonform!

Solltest Du weiterhin eine offene Ladenkasse nutzen, brauchst Du Dir keinen Druck zu machen, da die Regelungen ausschließlich für elektronische Kassensysteme gelten. 

 

GobBDKassensystem

Welche Strafen könnten auf Dich zukommen ?

Jeder Händler, der seit Anfang des Jahres 2017 kein GoBD-konformes Kassensystem verwendet, muss bei einer betrieblichen Prüfung mit Strafmaßnahmen rechnen, die über einen finanziellen Schaden von über 10.000 € bedeuten können. Mit den Änderungen, die bis 2020 noch auf Dich zukommen, kann diese Bußgeldsumme auf bis zu 25.000 € steigen. Damit Du nicht unbeabsichtigt in Bußgeldfallen tappst, solltest Du Dich rechtzeitig auf die Umstellung vorbereiten! 

Gerne beraten wir Dich bei der Umstellung auf unser digitales Kassensystem, welches durch kostenfreie Updates jederzeit finanzamtkonform bleibt. So kannst Du Dich jederzeit auf das fokussieren, was wirklich zählt: Deine Kunden!

Bist Du Dir trotz unserer Übersicht nicht sicher, ob Dein Kassensystem Finanzamt tauglich ist oder möchtest Du bezüglich der gesetzlichen Änderungen noch mehr ins Detail gehen? 

Dann lass Dich doch einfach von unserem kompetenten Team beraten und all Deine Fragen beantworten. Wenn Du magst, zeigen wir Dir auch in einer Bildschirmdemo an Deinem Computer, wie unser iPad Kassensystem Deinen Arbeitsalltag erleichtern kann. 

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Thomas
gepostet von Thomas