Was darf der Prüfer wirklich und wie kannst Du jederzeit vorbereitet sein?
Unangekündigte Besuche vom Finanzamt gehören bestimmt zu den Dingen, auf die Du als Ladenbetreiber oder Gastronom getrost verzichten kannst. Immerhin kann das einen ganz schön in Verlegenheit bringen und den Adrenalinspiegel hochtreiben.
Bereits seit Januar 2018 haben die Finanzbehörden mit der unangekündigten Kassennachschau (§ 146b AO) ein weiteres Instrument, um einfach unangekündigt in Deinem Laden aufzutauchen und Antworten zu verlangen. Da ist es nur hilfreich, wenn Du als Selbstständiger über Deine Rechte und Pflichten bestens informiert bist und die Gesetzeslage kennst.
Inhaltsverzeichnis Kassennachschau
1. Die Gesetzeslage: Regelung zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen
Die unangekündigte Kassennachschau wurde im Rahmen des § 146b AO durch das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 (BGBl 2016 I S. 3152)“ eingeführt.
Sie ist Teil der umfassenden Kassensicherungsverordnung und gesetzlichen Anforderungen an Kassensysteme.
Die Vorschriften sollen gewährleisten, dass Betrug und Manipulationen mithilfe von elektronischen Kassensystemen vermieden werden. So soll damit vor allem Steuerhinterziehern das Leben schwer gemacht werden.
Grundsätzlich kann jedes Unternehmen, unabhängig von Unternehmensgröße, geprüft werden.
2. Deine Pflichten als Unternehmer: So gehst Du bei einer unangekündigten Kassennachschau vor
Sollte es nun tatsächlich passieren, dass das Finanzamt vor Deiner Ladentür steht, gibt es keinerlei Grund zur Panik. Solange Du vorbereitet bist und Deine Rechte kennst, bist Du bestens ausgestattet.
Erlaube den Finanzbehörden das Betreten Deines Ladengeschäftes
Das bedeutet vor allem auch, dass Du als Steuerpflichtiger dem Prüfer sowohl den Zugang zum kompletten Geschäftsgrundstück als auch zum Kassensystem gewähren musst, damit eine Einsicht Deiner Daten erfolgen kann.
Gewährleiste eine Übermittlung der Daten bei digitalen Kassensystemen
Der Prüfer kann eine Übermittlung Deiner Aufzeichnungen in digitaler Form anfordern. In der Regel verlangt das Finanzamt einen DSFinV-K-Export – das ist ein standardisiertes Datenformat, das alle Kassenvorgänge, Stammdaten und TSE-Protokolle enthält.
Mit professionellen Kassensystemen wie Tillhub ist das kein Problem: Der DSFinV-K-Export läuft auf Knopfdruck und Du kannst die Datei sofort dem Prüfer übergeben (meist auf USB-Stick oder per E-Mail).
Des Weiteren solltest Du in der Lage sein, dem Prüfer die Bedienungsanleitung des Kassensystems vorlegen zu können.
Kassensturz bei offener Kasse
Solltest Du noch eine offene Ladenkasse verwenden, dann ist der Prüfer dazu berechtigt, einen Kassensturz von Dir zu verlangen und sich die Daten der letzten Tage vorlegen zu lassen. Bei offenen Ladenkassen sollte man besonders darauf achten, dass alle Aufzeichnungen vollständig und zeitgerecht erfolgen, denn die GoBD-Anforderungen gelten auch für offene Ladenkassen. Das bedeutet, dass der Nachweis für die GoBD-Konformität bei einer Kassennachschau deutlich aufwendiger ist als bei elektronischen Systemen."
>> Informationen zur ordnungsgemäßen Kassenbuchführung findest Du hier. <<
3. Wozu das Finanzamt berechtigt ist – und wozu nicht
Identifikation und Schreiben
Der Prüfer muss Dir seinen Dienstausweis und ein amtliches Schreiben vorlegen können, das ihn zur Prüfung berechtigt. Wichtig zu wissen: Prüfer dürfen sich zur Vorbereitung der Kassennachschau ein Bild von den Abläufen machen. Dies ist in der Praxis üblich, auch wenn die rechtliche Zulässigkeit noch nicht abschließend geklärt ist.
Innerhalb der Geschäftszeiten
Die Kassennachschau kann während der üblichen Öffnungszeiten stattfinden. In der Regel also von Montag bis Freitag, bei Gastronomiebetrieben auch an Feiertagen.
Ort der Kassennachschau
In der Regel beschränkt sich die Kassennachschau auf Deine Betriebsräume und hier speziell auf den Ort, an dem Deine Kasse untergebracht ist. Der Prüfer darf folglich nicht einfordern, auch zu Dir nach Hause zu kommen, wenn hierfür keine außerordentlichen Beschlüsse vorliegen.
Kassensicherungsverordnung 2020 - Bist Du abgesichert?
Seit Januar 2020 gibt es die Kassensicherungsverordnung (kurz: KassensichV). Sie ist die praktische Umsetzungsanleitung des Gesetzes zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen. Während das Gesetz eher theoretisch erläutert, welche Sicherheitsmaßnahmen der Bund zur Kassensicherung vorsieht, beschäftigt sich die KassensichV mit der genauen praktischen Handhabung.
Wer seine Kasse gewissenhaft führt, ist gut vorbereitet
Es hilft bereits, vorab gut informiert und vorbereitet zu sein, damit am Tag der Prüfung alles entspannt ablaufen kann. Eine sorgfältige Kassenführung ist die beste Voraussetzung für eine problemlose Kassennachschau. Dazu gehört: Belege ordentlich sortieren und aufbewahren, ein gesetzeskonformes Kassensystem nutzen und die aktuellen Anforderungen kennen. So bist Du für eine unangekündigte Prüfung bestmöglich gerüstet.
4. Häufig gestellte Fragen zur Kassennachschau
Kann ich eine Kassennachschau ablehnen?
Nein, die Kassennachschau nach § 146b AO ist eine gesetzliche Prüfung. Das heißt, Du kannst die Prüfung nicht einfach ablehnen. Der Prüfer muss sich allerdings mit Dienstausweis und amtlichem Schreiben ausweisen können. Bitte beachte: Eine Verweigerung der Kassennachschau kann als Ordnungswidrigkeit gewertet werden und zu Bußgeldern führen.
Wie lange dauert eine Kassennachschau in der Regel?
Eine typische Kassennachschau dauert meistens ungefähr zwischen 30 Minuten und 2 Stunden. Die Dauer der Prüfung hängt zum einen von der Komplexität Deines Kassensystems ab, aber auch davon, ob alle Unterlagen sofort verfügbar sind. Bei modernen Kassensystemen geht es aber meist schneller.
Was passiert, wenn bei der Kassennachschau Mängel festgestellt werden?
Bei kleineren Mängeln erhältst Du zunächst eine Aufforderung zur Nachbesserung. Bei schwerwiegenden Verstößen (z.B. fehlende oder nicht gemeldete TSE, manipulierten Daten etc.) können Bußgelder von bis zu 25.000 Euro nach § 379 AO drohen. Im schlimmsten Fall kann das Finanzamt eine Umsatzschätzung vornehmen oder eine umfassende Betriebsprüfung einleiten.
Muss ich bei einer offenen Ladenkasse auch mit einer Kassennachschau rechnen?
Ja, auch offene Ladenkassen können bei einer Kassennachschau geprüft werden. Der Prüfer kann in dem Fall einen Kassensturz verlangen und die Aufzeichnungen der letzten Tage kontrollieren.
Offene Ladenkassen sind grundsätzlich auch 2025 weiterhin erlaubt und können GoBD-konform geführt werden, wenn alle Geschäftsvorfälle vollständig, richtig, zeitgerecht und unveränderbar dokumentiert werden. Allerdings ist sowohl das Führen einer offenen Ladenkasse, als auch der Nachweis der Konformität bei einer Kassennachschau deutlich aufwendiger als bei elektronischen Kassensystemen.
Wie oft kann das Finanzamt eine Kassennachschau durchführen?
Es gibt keine gesetzliche Bestimmung zur Häufigkeit der Kassennachschauen. Das heißt, das Finanzamt könnte theoretisch mehrmals im Jahr unangemeldet in Deinem Geschäft erscheinen. Allerdings sollte das Finanzamt laut § 146b Abs. 3 AO einen "angemessenen Abstand" zu vorherigen Prüfungen einhalten. In der Praxis erfolgen Kassennachschauen aber meist anlassbezogen oder stichprobenartig und betreffen besonders bargeldintensive Branchen wie Gastronomie und Einzelhandel.
Ein professionelles und immer Finanzamt konformes Kassensystem kann Dir bei einer Kassennachschau das Leben enorm erleichtern. So hast Du mit unserem Tillhub Kassensystem jederzeit die Möglichkeit einen Datenexport durchzuführen, den Du dem Prüfer vorlegen kannst. Außerdem kannst du Statistiken weiterleiten oder Deine Verkaufshistorie offenlegen. Zusätzlich werden alle Daten gesetzeskonform auf sicheren Servern in Deutschland gespeichert. So kannst Du aufatmen und Dich sogar auf die nächste unangekündigte Kassennachschau freuen.
Gerne beraten wir Dich kostenfrei und unverbindlich am Telefon oder per E-Mail zum Thema smarte und gesetzeskonforme Kassensysteme.
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Für verbindliche Auskünfte zu Deiner individuellen Situation wende Dich bitte an Deinen Steuerberater oder die zuständige Finanzbehörde.
