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GoBD konforme Verfahrensdokumentation

llll➤ Was es über die Verfahrensdokumentation zu wissen gibt, findest Du in diesem Artikel. Alle Fragen und Antworten zum Thema GoBD. ✅

 Verfahrensdokumentation zur Belegabgabe

„Verfahrensdokumentation“ ist definitiv eines dieser Wörter, das einem als Unternehmer erst einmal einen kleinen Schrecken einjagt. Immerhin hat man im Arbeitsalltag viele andere Dinge zu erledigen, als sich mit den neuen Gesetzesänderungen zu beschäftigen. Das wissen wir von Tillhub natürlich und möchten Dich deshalb so gut es geht dabei unterstützen und ein wenig Licht in den Gesetzes-Dschungel zu bringen.

Eigentlich sind diese oftmals so schwer klingenden Worte nämlich gar nicht so schwer zu verstehen, wenn man sie nur verständlich aufbereitet. Fangen wir also am besten direkt einmal damit an.

 

Weitere nützliche Artikel zum Thema findest du hier: 

GoBD - konform: Was bedeutet das und was ändert sich konkret?

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Zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Was genau ist GoBD konforme Verfahrensdokumentation?

Im Grunde handelt es sich bei dieser Anordnung um nichts weiter, als um eine Dokumentation, wer wann und wo welche Belege elektronisch ablegt. Wer in Deinem Unternehmen öffnet und erfasst den Posteingang, wer schreibt Rechnungen und legt diese ab? Wie werden Rechnungen kontrolliert und wie werden Belege aufbewahrt, die archivierungspflichtig sind? Diese ganzen Fragen sollten also irgendwo eindeutig beantwortet und abgelegt werden.

Wofür ist die Verfahrensdokumentation gut?

Ziel der GoBD konformen Verfahrensdokumentation ist es, vor allem nachzuweisen, dass Du als Unternehmer Anforderungen des Handelsgesetzbuches nachkommst. Wie so oft geht es also darum, zu beweisen, dass Du Dich an die Gesetze hältst und Deine Pflichten, die mit der Erfassung, Verbuchung, Aufbewahrung, Verarbeitung und Entsorgung von Daten zu tun haben, ernst nimmst.

Was gehört in eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation?

Um als Unternehmer den Anforderungen gerecht zu werden, musst Du eine Liste führen, die auf folgende Inhalte eingeht:

1. Generelle Beschreibung: Wie ist Dein Unternehmen organisiert und welche Mitarbeiter erfüllen welche Aufgaben im Arbeitsalltag? Auf welchem Weg kommen Eingangsrechnungen zu Dir: per Post, per Email oder per Fax? Wer prüft Rechnungen und überweist diese dann wiederum?

2. Anwenderdokumentation: Welche Datenverarbeitungsprogramme verwendest Du und wie werden diese ordnungsgemäß bedient? Mit welchem Programm werden Ausgangsrechnungen erstellt und wer beschäftigt sich mit damit? Welche Scanner werden verwendet, um Belege einzuscannen und in welchem Dateiformat werden diese wo abgelegt?

3. Technische Systemdokumentation: Wie sind die Daten in Deinem Unternehmen strukturiert? Welche Software- und welche Hardware wird verwendet? Wie ist die Ordnerstruktur organisiert und wie greifen IT-Bereiche darauf zu?

4. Betriebsdokumentation: Wie sind Rechnungen und Belege organisiert? Gibt es ein revisionssicheres Programm, das verhindert, dass Rechnungen im Nachhinein manipuliert werden? Wie ist sichergestellt, dass Vorgaben von Deinem Softwareanbieter im Arbeitsalltag Anwendung finden und eingehalten werden?

Wie Du siehst, beschreibt die GoBD konforme Verfahrensdokumentation also den gesamten organisatorischen und technischen Prozess, den Daten in Deinem Unternehmen durchlaufen:

  • Entstehung
  • Indizierung
  • Speicherung
  • Aufbewahrung,
  • Absicherung gegen Manipulation und
  • Reproduktion.

Du solltest also für jedes Datenverarbeitungssystem eine solche Verfahrensdokumentation führen, sodass im Falle einer Prüfung alle Anforderungen aus diesem einen Dokument hervorgehen. Im Rahmen der GoBD zählen dazu sowohl die Hauptbuchführungssysteme als auch die Vor- und Nebensysteme, beispielsweise die

  • Anlagenbuchhaltung
  • Lohnbuchhaltung
  • Zahlungen
  • Kassensysteme
  • Warenwirtschaft
  • elektronische Waagen
  • Zeiterfassung und Archivsystem.

Was kann passieren, wenn Du keine GoBD konforme Verfahrensdokumentation führst?

Im Januar 2020 verschärfte sich alles noch einmal drastisch. Ein neues Gesetz trat in Kraft: Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) 2020. Wir empfehlen Dir wärmsten, den Artikel ebenfalls zu lesen, denn dort befinden sich alle wichtigen Information zur Gesetzesänderung. 

Wie hilft Dir ein digitales Kassensystem im Datendschungel?

Das Tillhub Kassensystem bietet Dir die Möglichkeit, mithilfe eines DATEV-Exports alle nötigen Finanzdaten mit Finanzamt oder Steuerberater zu teilen. Das lässt sich ganz bequem und mit nur wenigen Klicks in Deinem Konto machen.

Du kannst die benötigten Daten dann entweder als PDF- oder CVD-Datei gesetzeskonform herunterladen. Diese DATEV-Implementierung in der Kasse hat vor allem folgende Vorteile:

  • Du hast immer alle nötigen Finanzdaten griffbereit und kannst diese jederzeit zur Verfügung stellen
  • alle Umsätze werden abgespeichert und gehen nicht verloren
  • Du kannst die Daten jederzeit und von überall aus der Welt abrufen
  • der Umgang unserer Software ist 100% GoBD konform

Weitere Vorteile für ein iPad Kassensystem in einer kurzen Übersicht findest Du hier. 

Ein verlässliches System, dass Deine Daten im richtigen Format und anhand der gesetzlichen Richtlinien abspeichert, lässt Dich wichtige Zahlen schneller wiederfinden und mit den nötigen Partnern teilen.

So bist Du gesetzlich auf der sicheren Seite und kannst Dich entspannt auf Deinen Arbeitsalltag und Deine Kunden konzentrieren. Was Du bei der GoBD noch beachten solltest erfährst Du hier.

Du möchtest einen gesetzeskonforme Kasse haben und Dir nicht ständig Sorgen machen, ob Du die GoBD auch erfüllst? Auch die KassenSichV 2020 bereitet Dir Kopfschmerzen? Das muss nicht so sein. Lass Dich doch einfach von uns beraten, wie unser iPad Kassensystem Dein Geschäft verbessern und Dir Deine Sorgen nehmen kann. 

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Karina
gepostet von Karina