Belegausgabepflicht: Regeln, Ausnahmen und der digitale Beleg ab 2028

Seit 2020 müssen Unternehmen in Deutschland, die eine elektronische Registrierkasse verwenden, bei jedem Kassiervorgang einen Beleg ausgeben und zur Verfügung stellen. Dieser Artikel beantwortet die wichtigsten Fragen dazu: Wer betroffen ist, warum Ausnahmen so selten bewilligt werden und was sich mit der geplanten Reform ab 2028 ändern soll, wenn der digitale Beleg den automatischen Papierbon ersetzt. Digitale Belege sind allerdings schon heute mit Zustimmung zulässig. 

Muss ich Belege ausgeben?

Ja. Die Belegausgabepflicht gilt seit dem 1. Januar 2020 für alle Betriebe, die eine elektronische Registrierkasse verwenden. Nur Betreiber offener Ladenkassen sind davon ausgenommen.

Der Beleg muss dabei nicht aus Papier sein, denn elektronische Belege sind schon heute zulässig, wenn der Kunde zustimmt. Entscheidend ist, dass für jeden einzelnen Umsatz ein Beleg erzeugt und dem Kunden zur Verfügung gestellt wird.

Gibt es Ausnahmeregelungen für die Bonpflicht?

Auf dem Papier ja. § 146a Abs. 2 AO in Verbindung mit § 148 AO erlaubt eine Befreiung von der Belegausgabepflicht – bei nachgewiesener sachlicher oder persönlicher Härte, nur auf Antrag und jederzeit widerrufbar.

Wie wenig das in der Praxis bringt, zeigt ein Blick nach Hessen im Einführungsjahr. Bis zum 31. März 2020 waren dort 642 Anträge auf Befreiung oder Erleichterung eingegangen. Gerechnet auf den gesamten hessischen Unternehmensbestand sind das also rund 0,1 Prozent der ansässigen Unternehmen. Von diesen Anträgen wurde etwa ein Viertel abgelehnt, 40 Prozent der Anträge wurden von den Betrieben selbst zurückgezogen, der Rest lag noch in Bearbeitung. Bewilligt wurde in den bereits entschiedenen Fällen keiner. Die Oberfinanzdirektion Frankfurt formulierte es so: In keinem entschiedenen Einzelfall sei die vorgetragene Argumentation ausreichend gewesen.

Interessanter als die Zahlen sind die Ablehnungsgründe, denn sie gelten heute genauso. Mehrkosten für Bonrollen zählen nicht, weil sie alle Händler gleichermaßen treffen. Und Verzögerungen im Betriebsablauf wurden nicht anerkannt, weil der Bon technisch zeitgleich zum Zahlungsvorgang ausgegeben werden kann. Damit fallen genau die zwei Argumente weg, mit denen die meisten Betriebe antreten.

Diese Zahlen stammen aus 2020. Uns liegen keine neueren bundesweiten Auswertungen vor.. Hinweise darauf, dass Finanzämter inzwischen großzügiger entscheiden, fehlen aber ebenso. Die Härtefallregelung existiert also, doch drauf verlassen solltest Du Dich nicht. Wer hofft, über einen Antrag an der Bonpflicht vorbeizukommen, sollte parallel davon ausgehen, dass er sie erfüllen muss.

Was sich ab 2028 ändern soll

CDU, CSU und SPD hatten im Koalitionsvertrag vereinbart, die Pflicht zur automatischen Ausgabe von Kassenbons zu reformieren. Inzwischen liegt ein konkreter Gesetzentwurf vor: Das Bundeskabinett hat am 23. September 2026 den Regierungsentwurf beschlossen.

Der offizielle Titel lautet „Gesetz zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen, zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung sowie zur weiteren Digitalisierung handels- und steuerrechtlicher Aufzeichnungen". In Fachkreisen und Medien wird es oft auch als „Zweites Kassengesetz" bezeichnet.

Belegausgabe wird zur Belegbereitstellung

Der Kassenbeleg wird nicht verschwinden, er wechselt nur das Medium. Bundesfinanzminister Lars Klingbeil formulierte es zum Kabinettsbeschluss so: „Wir schaffen die Pflicht für Papierbons ab. Digitale Belege werden Standard. Das bedeutet für alle weniger Bürokratie – sowohl für Bürgerinnen und Bürger als auch für Unternehmen."

Zwar sind digitale Belege auch heute schon rechtlich erlaubt, allerdings nur, wenn Kundinnen und Kunden dem vorab aktiv zustimmen. In der Praxis führt das dazu, dass Kassenbons meistens immer noch automatisch auf Papier ausgedruckt werden. Die Pflicht, automatisch einen Papierbon zu drucken, soll ab Januar 2028 also entfallen. Der Prozess wird umgedreht: Stattdessen muss der Beleg ab dann standardmäßig elektronisch bereitgestellt werden. Ein Papierbon wird dann nur noch auf ausdrücklichen Kundenwunsch gedruckt. Dafür sind mehrere Wege vorgesehen:

• QR-Code auf dem Kundendisplay, den der Kunde abscannen kann
• Download-Link oder Übertragung per NFC
• Versand per E-Mail
• Ablage im digitalen Kundenkonto

An den Pflichtangaben ändert sich nichts. Ob auf Thermopapier gedruckt oder als QR-Code auf dem Display, der Beleg muss weiterhin dieselben Daten enthalten:

• Name und Anschrift des Händlers
• Transaktionsnummer
• Datum und Uhrzeit des Vorgangs samt Ende des Transaktionszeitraums
• Menge und Art der Lieferung beziehungsweise Umfang der Leistung
• Rechnungsbetrag mit Steuerbetrag und Steuersatz
• die Seriennummer des Kassensystems
• Seriennummer der TSE
• sowie Prüfwert und fortlaufenden Signaturzähler aus der TSE.

Eine Annahmepflicht soll es weiterhin nicht geben: Kunden müssen den digitalen Beleg weder scannen noch abrufen. Wer trotzdem ausdrücklich einen gedruckten Beleg verlangt, hat zivilrechtlich Anspruch darauf. 

Plane Deine Kassenprozesse deshalb so, dass Du auf ausdrücklichen Kundenwunsch weiterhin einen Papierbeleg ausgeben kannst.

Neue Kassenpflicht im selben Gesetzespaket

Sowohl Bon- als auch Kassenpflicht stecken im gleichen Gesetzentwurf. Kurz erklärt: Registrierkassenpflicht bedeutet: Größere Betriebe sollen ab 2028 zu manipulationssicheren elektronischen Kassen mit zertifizierter TSE verpflichtet werden. Entscheidend ist dabei das Bemessungsjahr 2027: Wer in diesem Jahr mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz und mehr als 12.000 Euro Barumsatz erzielt, fällt ab dem 1. Januar 2028 unter die Pflicht und bleibt für mindestens drei Jahre daran gebunden, auch wenn der Umsatz danach wieder sinkt.

Weil solche Kassen die Belegdaten ohnehin digital erzeugen, wird im selben Zug der automatische Papierausdruck abgeschafft. Die Details zu Schwellenwerten, Drei-Jahres-Bindung und geplanten Ausnahmen findest Du im Schwerpunktartikel zur Registrierkassenpflicht in Deutschland.

Strengere Sanktionen

Mit der Reform verschärfen sich auch die Konsequenzen. Wer der neuen Kassenpflicht nicht nachkommt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro. Für Verstöße gegen die Belegbereitstellung, also wenn der digitale Beleg oder auf Wunsch der Papierbon gar nicht oder fehlerhaft bereitgestellt wird, sind bis zu 5.000 Euro vorgesehen. Zusätzlich soll ein neuer Steuerstraftatbestand für Manipulationssoftware eingeführt werden. Zukünftig werden die Programmierung, der Vertrieb und Einsatz solcher Software strafrechtlich erfasst. Einen vollständigen Überblick über Bußgelder und Rechtsgrundlagen findest Du im Leitartikel zum gesetzeskonformen Kassensystem.

Wie sicher ist der Termin 1. Januar 2028?

Beschlossen ist das Gesetz noch nicht. Der Entwurf liegt bei Bundestag und Bundesrat, beide müssen noch zustimmen, und bis zur finalen Abstimmung können sich Details ändern.

Ursprünglich war der Start bereits für 2027 geplant. Das Bundesfinanzministerium hat ihn auf den 1. Januar 2028 verschoben, damit Betriebe und Kassenhersteller mehr Vorlaufzeit für die technische Umstellung haben. Wirtschaftsverbände wie die DIHK halten die Frist jedoch weiterhin für zu kurz.

Was wurde aus der 30-Euro-Grenze?

Die 30-Euro-Grenze für Kassenbons tauchte 2026 des Öfteren in den Medien und vielen Diskussionen auf, deshalb hier die Einordnung. Im Referentenentwurf vom Juni 2026 war tatsächlich eine Bagatellgrenze von 30 Euro vorgesehen. Wörtlich hieß es dort: „Zur Entlastung der Wirtschaft und zum Umweltschutz soll anstelle einer allgemeinen Belegausgabepflicht eine Bagatellgrenze von 30 Euro eingeführt werden." Bis zu diesem Betrag wäre keine steuerliche Belegausgabe mehr nötig gewesen (Tagesschau, 04.06.2026).

Im Regierungsentwurf vom September 2026 steht diese Grenze dann nicht mehr. Durchgesetzt hat sich stattdessen der Weg, der im Juni-Entwurf noch als langfristiges Ziel beschrieben worden war: Der Beleg soll vollständig durch digitale Alternativen ersetzt werden, abrufbar etwa per QR-Code. Es gibt also weiterhin für jeden Umsatz einen Beleg, nur eben nicht mehr automatisch auf Papier. Wenn Du auf ältere Quellen zur 30-Euro-Grenze stößt: Die beschreiben einen überholten Zwischenstand.

Zur Einordnung der Dimension: Das Ministerium rechnete laut tagesschau im Juni-Entwurf mit einem einmaligen Umstellungsaufwand von knapp 99 Millionen Euro, vor allem für neue Kassensysteme, und stellte dem eine jährliche Entlastung von knapp 89 Millionen Euro durch digitale Belege gegenüber. Auswirkungen auf die Verbraucherpreise erwartet es nicht.

Digitaler Beleg: Wie funktioniert das in der Praxis?

Elektronische Belege sind schon heute erlaubt, wenn der Kunde zustimmt. Ab 2028 werden sie zum Standard.

Spannend ist, wie sehr sich die Ausgangslage verändert hat. 2020 sagte der Geschäftsführer des Bäckerinnungsverbands Hessen über den digitalen Bon: „Kein einziger Kunde scannt den Code ab. Es bleibt dabei: Wir legen den Bon hin."

Damals stimmte das, QR-Codes waren echtes Nischenwissen. Dann kamen digitale Speisekarten am Tisch, Impfnachweise und Veranstaltungstickets. Heute ist das Scannen für praktisch alle Altersgruppen Routine, und der digitale Beleg scheitert nicht mehr daran, dass die Kundschaft nicht weiß, was sie mit dem Quadrat auf dem Display anfangen soll.

Technisch braucht es wenig: Der Beleg sollte in einem gängigen Format wie PDF vorliegen und per E-Mail oder QR-Code abrufbar sein. Entscheidend ist eher der Ablauf an der Kasse. Ein QR-Code, der automatisch auf dem Kundendisplay erscheint, hält den Verkauf nicht auf. Wer dagegen bei jedem Kunden die E-Mail-Adresse abtippt, baut sich in der Mittagsspitze eine Schlange.

Bei großen Warenkörben hat der QR-Code allerdings eine technische Grenze: Nach Einschätzung des Handelsverbands Deutschland (HDE) wird das Datenvolumen bei sehr umfangreichen Einkäufen schnell zu groß für einen einzelnen Code und der Beleg muss dann über einen Server bereitgestellt und per Link abgerufen werden.

Für eine Bäckerei, einen Salon oder einen Kiosk mit wenigen Positionen pro Bon ist das kein Thema. Wer dagegen Einkäufe mit dreißig oder mehr Artikeln abrechnet, sollte beim Kassenanbieter nachfragen, wie die Belegübergabe dann technisch gelöst ist. Der Digitalverband Bitkom fordert dafür einheitliche Vorgaben, damit Systeme verschiedener Hersteller zusammenarbeiten.

Wie geht das mit Tillhub?

Das Cloud-Kassensystem von Tillhub, zum Beispiel als iPad Kasse, kann Belege digital per E-Mail oder QR-Code ausgeben. Der Bondrucker bleibt für alle Kunden angebunden, die weiterhin Papier möchten.

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Gilt die Bonpflicht für Friseure?

Ja, grundsätzlich gilt sie auch für Friseursalons mit elektronischer Registrierkasse. Die Belegausgabepflicht gilt für alle Betriebe mit elektronischer Registrierkasse, unabhängig von Branche oder Betriebsgröße. Friseursalons, Kosmetikstudios und andere Dienstleister sind genauso betroffen wie Einzelhändler oder Gastronomen.

Im Salonalltag ist das eine der unbeliebtesten Pflichten überhaupt: Die Kundin hat nach der Farbbehandlung bezahlt, zieht die Jacke an und steht schon halb an der Tür, während der Bon noch aus dem Drucker läuft. Meistens landet er ungelesen im Papierkorb neben dem Empfang. Rechtlich ändert das nichts, ausgegeben werden muss er trotzdem. Genau an solchen Stellen spielt der digitale Beleg seine Stärke aus: Der QR-Code steht direkt auf dem Display, die Kundin kann ihn sofort scannen oder eben nicht.

So kann ein Kassenbon nach der heute gültigen Rechtslage aussehen. Diese Pflichtangaben bleiben auch nach der geplanten Reform gleich – nur das Medium kann sich ändern.

Gilt die Bonpflicht für jede Kasse?

Nein. Offene Ladenkassen, also im Grunde die reine Geldschublade ohne elektronische Aufzeichnung, sind bisher nicht von der Belegausgabepflicht betroffen. Nach heutiger Rechtslage besteht in Deutschland keine Registrierkassenpflicht, offene Ladenkassen dürfen also weiter betrieben werden.

Das soll sich ab 2028 ändern. Wer 2027 mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz und mehr als 12.000 Euro Barumsatz erzielt, müsste dann auf eine elektronische Kasse mit TSE umstellen und damit würde für diesen Betrieb auch die Belegpflicht greifen. Alle Details dazu findest Du im Artikel zur Registrierkassenpflicht in Deutschland.

Gilt die Belegausgabepflicht auch für Kiosk-Betreiber?

Ja – sofern im Kiosk eine elektronische Registrierkasse statt einer offenen Ladenkasse im Einsatz ist.

Kaum eine Branche ärgert sich mehr darüber. Samstagmittag, sechs Leute an der Theke, einer kauft eine Schachtel Kaugummi für 1,20 Euro und der Drucker rattert einen Bon raus, der direkt im Mülleimer neben der Kasse landet. Für solche Fälle war die 30-Euro-Bagatellgrenze gedacht, die es aber nicht in den Regierungsentwurf geschafft hat. Ein Härtefallantrag beim Finanzamt ist grundsätzlich möglich, wird nach der bisherigen Praxis aber kaum bewilligt. Realistisch ist für Kioske eher der digitale Beleg per QR-Code am Display.

Gilt die Bonpflicht für mobile Kassen?

Ja. Auch mobile Dienstleister und Gastronomen unterliegen der Belegausgabepflicht, sofern sie keine offene Ladenkasse verwenden. Härtefälle und Ausnahmen prüft das Finanzamt individuell.

Auf dem Wochenmarkt oder beim Foodtruck ist der digitale Beleg oft die praktischere Lösung, schon weil die Bonrolle gern dann leer ist, wenn gerade zwanzig Leute vor dem Verkaufsfenster stehen.

Belegausgabepflicht: Muss der Kunde den Bon mitnehmen?

Nein. Es gilt eine Ausgabepflicht, aber keine Annahmepflicht. Der Beleg muss dem Kunden in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall zur Verfügung gestellt werden. Was er damit macht, entscheidet er selbst. Mitnehmen muss er ihn nicht.

Die Frage „Möchten Sie einen Bon?" ist trotzdem nicht korrekt, denn die Ausgabe ist nicht optional. Der Beleg muss bereitgestellt werden, auch wenn der Kunde ihn anschließend liegen lässt.

Für viele Kunden ist die Garantie oder Gewährleistung der gekauften Ware der Hauptgrund, einen Kaufbeleg mitzunehmen. Auch bei höheren Beträgen oder wenn ein Umtausch im Raum steht, wird der Bon gerne eingesteckt.

Ist Thermopapier gesundheitsschädlich?

Thermopapier kann Farbentwickler enthalten, die gesundheitlich bedenklich sind. Dazu zählt Bisphenol A (BPA), das das Hormonsystem beeinflussen und die Fruchtbarkeit beeinträchtigen kann. Seit dem 2. Januar 2020 dürfen Thermopapiere mit einem BPA-Gehalt von 0,02 Gewichtsprozent oder mehr in der EU nicht mehr in Verkehr gebracht oder an Kunden ausgegeben werden.

Auch der Ersatzstoff Bisphenol S (BPS) ist gesundheitlich bedenklich. „BPA-frei“ bedeutet deshalb nicht automatisch unbedenklich. Eine FSC-Zertifizierung allein sagt ebenfalls nichts über die gesundheitliche Unbedenklichkeit der verwendeten Farbentwickler aus.

Alternativen sind Thermopapiere ohne chemische Farbentwickler oder elektronische Belege, die schon heute mit Zustimmung des Kunden ausgegeben werden können. Herkömmliche Thermopapierbons gehören vorsorglich in den Restmüll. Bei nachweislich farbentwicklerfreien Papieren können andere Entsorgungshinweise gelten.

Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Der Gesetzentwurf zur Reform der Belegausgabe befindet sich im parlamentarischen Verfahren; Änderungen sind möglich. Für verbindliche Auskünfte zu Deiner individuellen Situation wende Dich bitte an Deinen Steuerberater oder die zuständige Finanzbehörde.