Kassenbuch richtig führen: Pflichten & Anforderungen für Selbständige

Du bist selbständig, führst ein kleines Café, einen Laden oder arbeitest als Soloselbständige und Du fragst Dich, was es mit dem Kassenbuch auf sich hat? Ob Du es wirklich brauchst? Und wie man es korrekt führt, ohne direkt in die Trickkiste des Steuerrechts greifen zu müssen? Genau darum geht es in diesem Ratgeber.

Wichtig: Das Kassenbuch ist kein Umsatzdokument und auch keine Gesamtbuchhaltung. Es ist ein reines Bargeldprotokoll und das zu verstehen, ist der wichtigste erste Schritt.

Was ist ein Kassenbuch und wofür brauchst Du es?

Ein Kassenbuch dokumentiert ausschließlich Bargeldbewegungen in Deinem Unternehmen: was bar eingenommen wurde, was bar ausgegeben wurde und wie hoch der tatsächliche Kassenbestand am Ende des Tages ist. Nicht mehr und nicht weniger.

Das klingt simpel und ist es auch, wenn man das Grundprinzip einmal verstanden hat. Das Kassenbuch ist kein Ersatz für die Buchhaltung, kein Umsatzbericht und auch keine Gewinnermittlung. Es ist das Protokoll Deiner Barkasse.

In der Praxis gibt es im Unternehmen drei verschiedene Finanzebenen, die Du klar voneinander trennen solltest:

Das Kassenbuch ist also nur eine Teilkomponente des Gesamtsystems Rechnungswesen aber eine, die Dein Finanzamt unter Umständen sehr genau prüft.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Grundsätzlich gilt: Wer buchführungspflichtig ist und Bargeldumsätze hat, muss ein Kassenbuch führen. Die Buchführungspflicht ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch (§§ 238 ff. HGB) sowie der Abgabenordnung (§§ 140 ff. AO).

Davon ausgenommen sind Einzelkaufleute, die in zwei aufeinanderfolgenden Jahren weniger als 600.000 Euro Umsatzerlös und weniger als 60.000 Euro Jahresgewinn erzielen. Bei Neugründungen gilt, dass diese Grenzen am ersten Abschlussstichtag nicht überschritten werden dürfen.

Zur Einordnung: Als Einzelkaufmann oder Einzelkauffrau gilt, wer ein Handelsgewerbe betreibt und im Handelsregister eingetragen ist, zum Beispiel als „e.K." (eingetragener Kaufmann). Wer als Kleingewerbetreibender, Freiberufler oder mit einer simplen Gewerbeanmeldung arbeitet, ist in der Regel kein Einzelkaufmann im rechtlichen Sinne und damit von der Buchführungspflicht befreit, solange die Umsatz- und Gewinngrenzen nicht überschritten werden.

Was gehört ins Kassenbuch und was nicht?

Der häufigste Fehler beim Kassenbuch ist, zu viel hineinzuschreiben. Ins Kassenbuch gehören ausschließlich tatsächliche Bargeldbewegungen.

Kartenzahlungen fließen über den Payment Provider direkt auf Dein Bankkonto. Sie berühren also den physischen Kassenbestand Deiner Kasse nicht und gehören deshalb in die Buchhaltung und nicht ins Kassenbuch.

Welche Pflichtangaben muss jeder Eintrag enthalten?

Das Gesetz schreibt vor, welche Informationen jeder einzelne Kasseneintrag enthalten muss. Fehlende Angaben können bei einer Prüfung dazu führen, dass das Kassenbuch als nicht ordnungsgemäß bewertet wird.

• Datum des Geschäftsvorfalls
• Belegnummer (Verweis auf den zugehörigen Beleg)
• Buchungstext (kurze Beschreibung des Vorgangs)
• Betrag in Euro (Einnahme oder Ausgabe)
• Umsatzsteueranteil und Steuersatz
• Zweck bzw. Anlass der Zahlung
• Aktueller Kassenbestand nach dem Eintrag

Tipp: Lade Dir unsere kostenlose Kassenbuch-Vorlage als Excel-Datei herunter. 

GoBD: Die rechtlichen Grundprinzipien für die Kassenführung

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind das übergeordnete Regelwerk für alle Buchführungen in Deutschland und zwar nicht nur für das Kassenbuch, sondern für jede Form digitaler und analoger Aufzeichnung.

Sie gelten seit 2015 und wurden 2020 aktualisiert. Für die Kassenführung bedeuten sie konkret, dass folgende Grundsätze immer eingehalten werden müssen:

Was Kassensturzfähigkeit bedeutet – und warum sie entscheidend ist

Kassensturzfähigkeit ist der zentrale Prüfmechanismus bei Bargeld. Das bedeutet: Der physische Bargeldbestand in Deiner Kasse muss zu jedem Zeitpunkt mit dem im Kassenbuch ausgewiesenen Saldo übereinstimmen.

Stimmen die Zahlen nicht überein, ist Deine gesamte Buchführung angreifbar, selbst wenn alle anderen Einträge korrekt sind. Das Finanzamt kann dann den tatsächlichen Umsatz schätzen, und das läuft in aller Regel zu Deinen Ungunsten.

Praktisch bedeutet das: Führe täglich einen Kassenabschluss durch. Zähle den tatsächlichen Bargeldbestand und vergleiche ihn mit dem im Kassenbuch errechneten Saldo. Differenzen müssen dokumentiert und erklärt werden.

Handschriftlich, Excel oder Software: Welche Methode ist sinnvoll?

Grundsätzlich sind alle drei Methoden möglich, aber sie unterscheiden sich erheblich in Aufwand, Fehleranfälligkeit und Revisionssicherheit.

Handschriftliches Kassenbuch

Ein handgeschriebenes Kassenbuch ist legal. Das Problem ist nicht die Zulässigkeit, sondern die Nachweisbarkeit. Korrekturen müssen mit Datum und Unterschrift versehen werden, gestrichene Einträge müssen lesbar bleiben. Wer häufig Änderungen vornimmt oder viele Transaktionen hat, kommt schnell in Bedrängnis.

Kassenbuch in Excel

Excel ist für die Kassenführung problematisch: Einträge können einfach nachträglich verändert werden, ohne dass das erkennbar ist. Die GoBD schreiben aber vor, dass nachträgliche Änderungen entweder unmöglich oder eindeutig sichtbar sein müssen. Diese Anforderung erfüllt Excel nicht.

Wenn Du trotzdem mit Excel arbeiten möchtest, dann musst Du das Kassenbuch ausdrucken und den Kassenbestand handschriftlich eintragen. Die kostenlose Excel-Vorlage von Tillhub ist dafür ein guter Ausgangspunkt.

Digitale Kassensoftware

Ein digitales Kassensystem erfüllt die GoBD-Anforderungen strukturell: Transaktionen werden automatisch erfasst, Änderungen werden protokolliert und Berichte auf Knopfdruck erstellt. Moderne Systeme verfügen zusätzlich über eine TSE (Technische Sicherheitseinrichtung), die alle Kassenvorgänge manipulationssicher signiert. Die TSE ist seit 2020 Pflicht für elektronische Kassen.

Übrigens: Das Tillhub Kassensystem führt das Kassenbuch automatisch im Hintergrund: Jede Bartransaktion wird live erfasst, Zahlungsarten werden getrennt, und der Tagesabschluss lässt sich per Knopfdruck erstellen. Für Gastronomen, Einzelhändler und Dienstleister, die GoBD-konform arbeiten wollen, ohne täglich manuell zu buchen, ist das die praktischste Lösung.

Unangekündigte Kassennachschau: Was das Finanzamt prüft

Seit 2018 darf das Finanzamt ohne Vorankündigung eine Kassennachschau durchführen. Der Prüfer erscheint im laufenden Betrieb und kontrolliert sofort: Stimmt der physische Kassenbestand mit dem Kassenbuch überein? Sind alle Belege vorhanden? Ist das Kassensystem korrekt eingerichtet?

Mit der flächendeckenden Einführung der TSE lässt sich diese Prüfung noch schneller und präziser durchführen, weil alle signierten Transaktionen direkt ausgelesen werden können.

Dein Kassenbuch muss also nicht nur irgendwann stimmen, es muss jederzeit stimmen. Wie Du Dich auf eine Kassennachschau vorbereitest und was dabei konkret passiert, erklärt der Artikel zur unangekündigten Kassennachschau.

Sonderfall Trinkgeld: Gehört es ins Kassenbuch?

Das hängt davon ab, wer wirtschaftlich über das Trinkgeld verfügt. Trinkgeld, das direkt an Mitarbeiter weitergegeben wird, ist keine Betriebseinnahme und gehört daher nicht ins Kassenbuch. Fließt es dagegen zunächst in die Betriebskasse, ist es als Einnahme zu erfassen.

Kartentrinkgeld wird über den Payment Provider abgewickelt und berührt die Barkasse nicht, gehört also ohnehin nicht ins Kassenbuch.

Die steuerliche Behandlung von Trinkgeld für Betrieb und Mitarbeiter erklärt der Artikel zum Trinkgeld versteuern ausführlich.

Fazit: Das Kassenbuch als Bargeldprotokoll – nicht mehr, nicht weniger

Das Kassenbuch ist die praktische Umsetzung der GoBD auf den Bereich Bargeld. Es dokumentiert, was in Deine Kasse rein- und rausgeht und es muss das jederzeit nachvollziehbar tun.

Für den Einstieg gilt: verstehe zuerst, was ins Kassenbuch gehört (nur Bargeld) und was nicht (Karte, Bank, PayPal). Führe es täglich, mache regelmäßig Kassenabschlüsse und bewahre alle Belege auf.

Wer mit wenigen Transaktionen arbeitet, kommt mit einer kostenlosen Excel-Vorlage gut aus, vorausgesetzt, man druckt sie aus und trägt den Kassenbestand handschriftlich ein.

Wer größere Umsätze oder mehr Transaktionen hat, ist mit einem digitalen Kassensystem auf der sicheren Seite. Das Tillhub Kassensystem erfasst alle Bargeldbewegungen automatisch, erstellt den Tagesabschluss in Sekunden und erfüllt alle GoBD-Anforderungen, inklusive TSE, Belegausgabe und DATEV-Export.

Lass Dich kostenlos und unverbindlich von unseren Kollegen zu unseren Kassensystemen beraten! 

FAQ: Häufige Fragen zum Kassenbuch

Muss ich als Kleinunternehmer ein Kassenbuch führen?

Das hängt davon ab, ob Du buchführungspflichtig bist. Buchführungspflichtig sind in Deutschland grundsätzlich alle Kaufleute, also zum Beispiel GmbHs, UGs oder eingetragene Kaufleute (e.K.) ab bestimmten Umsatz- und Gewinngrenzen. Wer als Einzelkaufmann in zwei aufeinanderfolgenden Jahren weniger als 600.000 Euro Umsatz und weniger als 60.000 Euro Gewinn erzielt, ist von dieser Pflicht befreit.

Was bedeutet das konkret für Dich als kleinen Betrieb, Café oder Soloselbständige? Wenn Du nicht buchführungspflichtig bist, musst Du kein formelles Kassenbuch führen. Du musst aber trotzdem jede einzelne Bareinnahme täglich dokumentieren, meistens über einen sogenannten Kassenbericht.

Was ist der Unterschied zwischen Kassenbuch und Kassenbericht?

• Kassenbuch: Jede einzelne Geldbewegung wird direkt beim Vorgang eingetragen, also jede Einnahme und Ausgabe einzeln, fortlaufend über den Tag. Der Buchbestand muss jederzeit mit dem tatsächlichen Bargeld in der Kasse übereinstimmen.
• Kassenbericht: Du zählst Dein Geld am Tagesende, rechnest rückwärts und dokumentierst das Gesamtergebnis des Tages. Weniger Aufwand, aber nur zulässig, wenn Du nicht buchführungspflichtig bist.

Im Zweifel empfiehlt sich die Rücksprache mit einem Steuerberater, denn die Grenze zwischen buchführungspflichtig und nicht buchführungspflichtig hängt von Rechtsform, Umsatz und Gewinn ab.

Muss das Kassenbuch täglich geführt werden?

Ja. Die GoBD schreiben zeitnahe Buchungen vor. In der Praxis bedeutet das: Der Tagesabschluss sollte täglich erfolgen, der Kassenbestand gezählt und dokumentiert werden.

Darf ich das Kassenbuch mit Excel führen?

Nur eingeschränkt. Da Excel nachträgliche Änderungen ohne Protokoll ermöglicht, entspricht es nicht den GoBD-Anforderungen für die digitale Kassenführung. Du musst das ausgefüllte Kassenbuch ausdrucken und den Kassenbestand handschriftlich eintragen. Die kostenlose Excel-Vorlage von Tillhub ist dafür ein guter Ausgangspunkt.

Gehören Kartenzahlungen ins Kassenbuch?

Nein. Kartenzahlungen fließen direkt über den Payment Provider auf Dein Bankkonto und berühren keinen Bargeldbestand. Sie gehören in die Buchhaltung, nicht ins Kassenbuch.

Wie lange muss ich das Kassenbuch aufbewahren?

Zehn Jahre. Das gilt sowohl für das Kassenbuch selbst als auch für alle zugehörigen Belege und zwar unabhängig davon, ob du es handschriftlich, in Excel oder digital führst.

Darf der Kassenbestand im Kassenbuch negativ werden?

Nein. Ein negativer Kassenbestand ist physisch unmöglich, denn in einer Kasse kann kein Geld sein, das nicht da ist. Ein negativer Saldo im Kassenbuch ist ein sicheres Zeichen dafür, dass Einträge fehlen oder falsch gebucht wurden. Das Finanzamt wertet das normalerweise als Indiz für eine fehlerhafte Kassenführung.