GoBD konforme Verfahrensdokumentation erklärt

GoBD konform - was bedeutet das? Was muss ich als Unternehmer beachten?

Die Abkürzung GoBD steht für: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die GoBD gelten seit 2015 und regeln, wie elektronische Kassensysteme und digitale Aufzeichnungen geführt werden müssen.

Inhalte in diesem Blogbeitrag rund um GoBD: 

Die Entwicklung der GoBD

Für wen gelten die GoBD?

Was muss eine GoBD Registrierkasse können?

Was bedeutet das für die tägliche Arbeit?

GoBD Verfahrensdokumentation

Verfahrensdokumentation zur Belegabgabe

Was genau ist GoBD konforme Verfahrensdokumentation?

Wofür ist die Verfahrensdokumentation gut?

Was gehört in eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation?

Wie hilft Dir ein digitales Kassensystem im Datendschungel?

GoBD und die Aufbewahrung elektronischer Belege                                   

Achte auf drei Grundsätze bei der Aufbewahrung Deiner Belege 

Achtung KassenSichV!

Die Entwicklung der GoBD

Die GoBD gelten seit 2015, die verschärften Anforderungen für Kassensysteme seit 2017. Mit Stand 2026 sind alle Übergangsfristen abgelaufen.
In diesem Artikel zeigen wir Dir, welche Anforderungen Dein Kassensystem erfüllen muss und wie die tägliche Arbeit damit aussieht.

Für wen gelten die GoBD?

Die GoBD gelten für alle Händler, die mit einer elektronischen Registrierkasse arbeiten.

Wer keine elektronische Registrierkasse nutzt, muss die GoBD nicht erfüllen, jedoch am Ende des Tages Geld zählen und ein Kassenbuch sowie einen Kassenbericht führen.

Denn es besteht auf jeden Fall die „Erlöse-Erfassungspflicht“, die auf der Einzeltransaktionsebene Artikel, Menge, Preis und Identität des Leistungsempfängers erfassen muss.

Falls dies nicht zumutbar ist, findet in jedem Fall eine Teilanwendung statt, dies sind aber Einzelfallentscheidungen der Betriebsprüfung.

Was muss eine GoBD Registrierkasse können?

• Jeder Kassenvorgang muss elektronisch aufgezeichnet und gespeichert werden.
• Die Aufzeichnungen müssen jederzeit vom zuständigen Finanzamt ausgelesen werden können.
• Nachträgliche Änderungen müssen unmöglich oder über eine Historie für die Betriebsprüfer ersichtlich sein.
• Eine Zuordnung der Artikelnummer zur eigentlichen Ware muss nachvollziehbar sein.
• Alle Buchungen müssen den Betriebsprüfern in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden.

Was bedeutet das für die tägliche Arbeit?

• Alle Daten müssen digital und unveränderlich gespeichert werden. Achtung: Ausgedruckte Belege (wie Tagesendsummen-Bons oder Warengruppenberichte) reichen nicht aus. Es müssen die digitalen Originaldaten vorgehalten werden.
• Die ausschließliche Dokumentation von Z-Berichten (Tagesabschlüssen) ist nicht zulässig, da die einzelnen Kassenvorgänge für Betriebsprüfer nachvollziehbar sein müssen.

GoBD Verfahrensdokumentation

Verfahrensdokumentation zur Belegabgabe

Die Verfahrensdokumentation klingt kompliziert, ist aber ein wichtiger Bestandteil der GoBD-Konformität. Sie beschreibt, wie Du in Deinem Unternehmen mit Belegen, Daten und Kassenvorgängen umgehst.
Wir zeigen Dir, was genau in eine Verfahrensdokumentation gehört und wie Tillhub Dich dabei unterstützt.

Was genau ist GoBD konforme Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation ist eine schriftliche Beschreibung, wer wann und wo welche Belege elektronisch ablegt und verarbeitet.
Sie beantwortet Fragen wie:

• Wer erfasst Belege und Rechnungen?
• Wie werden Rechnungen kontrolliert?
• Wo werden archivierungspflichtige Belege aufbewahrt?
• Wie wird die Kasse täglich abgeschlossen?

Wofür ist die Verfahrensdokumentation gut?

Ziel der GoBD konformen Verfahrensdokumentation ist es, vor allem nachzuweisen, dass Du als Unternehmer den Anforderungen des Handelsgesetzbuches nachkommst.

Wie so oft geht es also darum, zu beweisen, dass Du Dich an die Gesetze hältst und Deine Pflichten, die mit der Erfassung, Verbuchung, Aufbewahrung, Verarbeitung und Entsorgung von Daten zu tun haben, ernst nimmst.

Was gehört in eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation?

Um als Unternehmer den Anforderungen gerecht zu werden, musst Du eine Liste führen, die auf folgende Inhalte eingeht:

1. Generelle Beschreibung:

Wie ist Dein Unternehmen organisiert und welche Mitarbeiter erfüllen welche Aufgaben im Arbeitsalltag? Auf welchem Weg kommen Eingangsrechnungen zu Dir: per Post, per Email oder per Fax? Wer prüft Rechnungen und überweist diese dann wiederum?

2. Anwenderdokumentation:

Welche Datenverarbeitungsprogramme verwendest Du und wie werden diese ordnungsgemäß bedient? Mit welchem Programm werden Ausgangsrechnungen erstellt und wer beschäftigt sich mit damit? Welche Scanner werden verwendet, um Belege einzuscannen und in welchem Dateiformat werden diese wo abgelegt?

3. Technische Systemdokumentation:

Wie sind die Daten in Deinem Unternehmen strukturiert? Welche Software- und welche Hardware wird verwendet? Wie ist die Ordnerstruktur organisiert und wie greifen IT-Bereiche darauf zu?

4. Betriebsdokumentation:

Wie sind Rechnungen und Belege organisiert? Gibt es ein revisionssicheres Programm, das verhindert, dass Rechnungen im Nachhinein manipuliert werden? Wie ist sichergestellt, dass Vorgaben von Deinem Softwareanbieter im Arbeitsalltag Anwendung finden und eingehalten werden?

Wie Du siehst, beschreibt die GoBD konforme Verfahrensdokumentation also den gesamten organisatorischen und technischen Prozess, den Daten in Deinem Unternehmen durchlaufen:

• Entstehung
• Indizierung
• Speicherung
• Aufbewahrung,
• Absicherung gegen Manipulation und
• Reproduktion.

Du solltest also für jedes Datenverarbeitungssystem eine solche Verfahrensdokumentation führen, sodass im Falle einer Prüfung alle Anforderungen aus diesem einen Dokument hervorgehen.

Im Rahmen der GoBD zählen dazu sowohl die Hauptbuchführungssysteme als auch die Vor- und Nebensysteme, beispielsweise die

• Anlagenbuchhaltung
• Lohnbuchhaltung
• Zahlungen
• Kassensysteme
• Warenwirtschaft
• elektronische Waagen
• Zeiterfassung und Archivsystem.
  
  

Wie hilft Dir ein digitales Kassensystem im Datendschungel?

Das Tillhub Kassensystem bietet Dir die Möglichkeit, mithilfe eines DATEV-Exports alle nötigen Finanzdaten mit Finanzamt oder Steuerberater zu teilen. Das lässt sich ganz bequem und mit nur wenigen Klicks in Deinem Konto machen.

Du kannst die benötigten Daten dann entweder als PDF- oder CVD-Datei gesetzeskonform herunterladen. Diese DATEV-Implementierung in der Kasse hat vor allem folgende Vorteile:

• Du hast immer alle nötigen Finanzdaten griffbereit und kannst diese jederzeit zur Verfügung stellen

• alle Umsätze werden abgespeichert und gehen nicht verloren

• Du kannst die Daten jederzeit und von überall aus der Welt abrufen

• der Umgang unserer Software ist 100% GoBD konform

Ein verlässliches GoBD Kassensystem, dass immer zu 100% automatisch gesetzeskonform arbeitet, kann Dir einiges an Stress und Arbeitsaufwand sparen. Durch regelmäßige Softwareupdates ist das bei all unseren Tillhub Kassensystemen der Fall. 

So bist Du gesetzlich auf der sicheren Seite und kannst Dich entspannt auf Deinen Arbeitsalltag und Deine Kunden konzentrieren. 

Keine Lust mehr Dich mit dem Thema zu beschäftigen? Lass Dich gerne einfach von unseren Experten kostenlos und unverbindlich beraten. 

GoBD und die Aufbewahrung elektronischer Belege                                   

Achte auf drei Grundsätze bei der Aufbewahrung Deiner Belege 

Um der Steuererklärung und Prüfung durchs Finanzamt entspannt entgegenblicken zu können, sollte man immer auf die Richtigkeit der Belege und Kontoauszüge achten. Denn wenn im Nachhinein Unstimmigkeiten aufkommen, kann man schnell in Erklärungsnot geraten und im schlimmsten Fall mit Bußgeldern sanktioniert werden. 

Um dem entgegenzuwirken, ist es besonders wichtig, sicherzustellen, dass die Belege nachträglich nicht verändert werden können und das auch sichtbar für das Finanzamt ist. Dafür müssen alle Speicherablagen durch ein Passwort gesichert sein und auch der Zugriff sollte auf so wenige Personen wie notwendig begrenzt werden.

Speichere und archiviere alle Ein- und Ausgänge lückenlos und in richtiger Reihenfolge in einem eigens dafür angelegten Archiv. Für eine bessere Übersicht über alle Belege und eine schnelle Zuordbarkeit müssen diese mit einem Index markiert werden. 

Gehe bei der Aufbewahrung grundsätzlich strukturiert vor und mache Deine Geschäftsvorgänge für die Steuererklärung gut nachvollziehbar, dann wirst Du garantiert keine Probleme mit dem Finanzamt bekommen und ersparst Dir zusätzlich viel Arbeit bei der Steuererklärung. 

KassenSichV

Wichtig: Die KassenSicherungsverordnung (KassenSichV) gilt seit 2020 und ergänzt die GoBD um zusätzliche technische Anforderungen wie die TSE-Pflicht.

Bist Du Dir trotz unserer Übersicht nicht sicher, ob Dein Kassensystem Finanzamt tauglich ist? Dann helfen wir dir gerne und beraten Dich kostenlos und unverbindlich.

Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Für verbindliche Auskünfte zu Deiner individuellen Situation wende Dich bitte an Deinen Steuerberater oder die zuständige Finanzbehörde.