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Gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung elektronischer Belege

llll➤Mit der Umstellung auf elektronische Kassensysteme kommen auf Einzelhändler eine Reihe neue Vorgaben des Finanzamtes zu.

Mit einem elektronischen Kassensystem hat man alle Belege bereits in elektronischer Form und selbst bei Banken ist es bereits zu einer gängigen Methode geworden, auf Kontoauszüge in Papierform zu verzichten. Damit die elektronischen Belege jedoch bei der Steuererklärung vom Finanzamt problemlos anerkannt werden, muss man einige Vorgaben beachten.

GoBD: Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung

Mit der 2015 erschienen  GoBD (*Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)  hat das Bundesfinanzministerium die Umstellung auf elektronische Kassensysteme bis 2020 eingeleitet und die Vorgaben in der Abgabenordnung ebenfalls angepasst. Demnach müssen alle Dokumente “jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden (§ 147 Absatz 2 Abgabenordnung)”. 

 

GoBD

 

Die zeitliche Vorgabe zur Aufbewahrung von Belegen und betrieblichen Dokumenten liegt derzeit bei 6 Jahren. Der Archivierungszeitraum beginnt am Ende des Jahres, in dem der Beleg ausgestellt wurde.

Bei der Aufbewahrung elektronischer Kontoauszüge und Belege reicht es für das Finanzamt nicht aus, diese auszudrucken und wie bei Papierbelegen üblich zu archivieren. Man muss alle elektronischen Aufzeichnungen auch elektronisch speichern.

Welches Dateiformat die Belege haben, also ob beispielsweise PDF, JPG oder CSV, ist für das Amt dabei nicht relevant. Wichtig ist nur, dass alle Dokumente richtig, vollständig und unveränderbar sind.                                                            

Achte auf drei Grundsätze bei der Aufbewahrung Deiner Belege 

Um der Steuererklärung und Prüfung durchs Finanzamt entspannt entgegenblicken zu können, sollte man immer auf die Richtigkeit der Belege und Kontoauszüge achten. Denn wenn im Nachhinein Unstimmigkeiten aufkommen, kann man schnell in Erklärungsnot geraten und im schlimmsten Fall mit Bußgeldern sanktioniert werden. 

Um dem entgegenzuwirken, ist es besonders wichtig, dass sicherzustellen, dass die Belege nachträglich nicht verändert werden können und das auch sichtbar für das Finanzamt ist. Dafür müssen alle Speicherablagen durch ein Passwort gesichert sein und auch der Zugriff sollte auf so wenige Personen wie notwendig begrenzt werden.

Speicher und archiviere alle Ein- und Ausgänge lückenlos und in richtiger Reihenfolge in einem eigens dafür angelegten Archiv. Für eine bessere Übersicht über alle Belege und eine schnelle Zuordbarkeit müssen diese mit einem Index markiert werden. 

Gehe bei der Aufbewahrung grundsätzlich strukturiert vor und macheDeine Geschäftsvorgänge für die Steuererklärung gut nachvollziehbar, dann wirst Du garantiert keine Probleme mit dem Finanzamt bekommen und ersparst Dir zusätzlich viel Arbeit bei der Steuererklärung. 

 

Grundsätze zur Aufbewahrung elekronischer Belege

Noch Fragen?

Falls Du noch weitere Fragen zur GoBD und den gesetzlichen Änderungen haben, die bis 2020 als Einzelhändler auf Dich zukommen, dann kannst Du Dich zusätzlich in unserem Überblicksartikel  zu diesem Thema belesen und auf die bevorstehende Umstellung vorbereiten.

ACHTUNG: Ab Januar 2020 tritt die Kassensicherungsverordnung in Kraft!

Informiere Dich jetzt über die neue Gesetzgebung und was sie bedeutet. Wir haben sämtliche nützliche Informationen & Tipps zur KassenSichV in unserem Blogbeitrag aufgelistet. 

 

Bist Du Dir trotz unserer Übersicht nicht sicher, ob Dein Kassensystem finanzamttauglich ist oder möchtest bezüglich der gesetzlichen Änderungen noch mehr ins Detail gehen? Wir haben ein detailliertes E-book zur GoBD erstellt, in dem man sich kostenlos zu allen relevanten Fragen informieren kann: 

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Ann-Kathrin
gepostet von Ann-Kathrin