GoBD & Verfahrensdokumentation: Was Unternehmer wissen müssen

Wer als Unternehmer digitale Kassensysteme, Buchhaltungssoftware oder elektronische Belege nutzt, muss die Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllen. Dazu gehört auch eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie digitale Prozesse im Unternehmen organisiert, nachvollziehbar und prüfungssicher ablaufen.

Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie legen fest, wie Unternehmen ihre digitalen Geschäftsdaten vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar aufzeichnen und aufbewahren müssen.

In diesem Artikel erfährst Du:

• was GoBD bedeutet und für wen sie gelten
• welche Regeln für Kassensysteme & Buchführung wichtig sind
• wie die Verfahrensdokumentation in der Praxis funktioniert

Inhalte in diesem Blogbeitrag rund um GoBD:

GoBD Richtlinien & Entwicklung seit 2015

GoBD Pflicht für Unternehmer & Einzelhandel

Anforderungen an GoBD Kassensysteme

GoBD Vorgaben im Kassenalltag umsetzen

Verfahrensdokumentation erstellen nach GoBD

Belegablage & Verfahrensdokumentation Pflicht

Definition: GoBD konforme Verfahrensdokumentation

Tillhub-Vorteil: Technische Dokumentation für Deine Kasse

Zweck & Vorteile der Verfahrensdokumentation

Inhalte einer rechtssicheren Verfahrensdokumentation

Digitale Kassen für vereinfachte Buchführung

Digitale Belegaufbewahrung nach GoBD-Standard

3 Grundsätze der digitalen Archivierung

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur GoBD & Verfahrensdokumentation

GoBD Richtlinien & Entwicklung seit 2015

Die GoBD gelten seit 2015 und haben die früheren Regelungen zur digitalen Buchführung (z. B. GDPdU) abgelöst. Sie regeln allgemein, wie Unternehmen ihre digitalen Geschäftsdaten ordnungsgemäß aufzeichnen und aufbewahren müssen.

Für elektronische Kassensysteme wurden die Anforderungen zusätzlich durch die KassenSichV (Kassensicherungsverordnung) konkretisiert. Diese schreibt unter anderem den Einsatz einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vor, um Kassendaten vor Manipulation zu schützen.

Kurz gesagt:

• GoBD = digitale Buchführung & Aufbewahrung
• KassenSichV/TSE = technische Absicherung von Kassensystemen

GoBD Pflicht für Unternehmer & Einzelhandel

Die GoBD gelten für alle Unternehmen, die ihre Geschäftsvorfälle elektronisch erfassen, zum Beispiel mit einer Registrierkasse, einem Kassensystem oder einer Buchhaltungssoftware.

Wer eine elektronische Registrierkasse nutzt, muss alle Einnahmen vollständig und nachvollziehbar speichern. Nachträgliche Änderungen müssen jederzeit nachvollziehbar bleiben.

Wer noch keine elektronische Registrierkasse nutzt, muss seine Einnahmen trotzdem täglich festhalten, zum Beispiel über ein Kassenbuch und einen täglichen Kassenbericht.

Ein wichtiges Prinzip der digitalen Buchhaltung ist die Einzelaufzeichnungspflicht. Das bedeutet kon: Jeder Verkauf muss einzeln erfasst werden. Das heißt zum Beispiel mit Artikel, Menge und Preis. So kann jeder Umsatz später nachvollzogen werden.

In der Praxis gibt es je nach Betrieb vereinfachte Regelungen, wenn eine vollständige Einzelaufzeichnung nicht zumutbar ist. Ob das zulässig ist, entscheidet die Betriebsprüfung im Einzelfall.

Wichtig ist außerdem: Die Anforderungen an Kassensysteme werden immer weiter verschärft. Aktuell wird auch politisch über eine mögliche Registrierkassenpflicht ab 2027 in Deutschland diskutiert.

Anforderungen an GoBD Kassensysteme

• Jeder Kassenvorgang muss elektronisch aufgezeichnet und gespeichert werden.
• Die Aufzeichnungen müssen jederzeit vom zuständigen Finanzamt ausgelesen werden können.
• Nachträgliche Änderungen müssen unmöglich oder über eine Historie für die Betriebsprüfer ersichtlich sein.
• Eine Zuordnung der Artikelnummer zur eigentlichen Ware muss nachvollziehbar sein.
• Alle Buchungen müssen den Betriebsprüfern in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden können.

GoBD Vorgaben im Kassenalltag umsetzen

Im Geschäftsalltag heißt das: 

• Alle Daten müssen digital und unveränderlich gespeichert werden. Achtung: Ausgedruckte Belege (wie Tagesendsummen-Bons oder Warengruppenberichte) reichen nicht aus. Es müssen die digitalen Originaldaten vorgehalten werden.
• Die ausschließliche Dokumentation von Z-Berichten (Tagesabschlüssen) ist nicht zulässig, da die einzelnen Kassenvorgänge für Betriebsprüfer nachvollziehbar sein müssen.

Verfahrensdokumentation erstellen nach GoBD

Belegablage & Verfahrensdokumentation Pflicht

Die Verfahrensdokumentation klingt kompliziert, ist aber im Grunde eine Beschreibung deiner digitalen Abläufe im Unternehmen. Sie beschreibt, wie Du in Deinem Unternehmen mit Belegen, Daten und Kassenvorgängen umgehst.
Wir zeigen Dir, was genau in eine Verfahrensdokumentation gehört und wie Tillhub Dich dabei unterstützt.

Definition: GoBD konforme Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation ist eine schriftliche Beschreibung, wer wann und wo welche Belege elektronisch ablegt und verarbeitet.
Sie beantwortet Fragen wie:

• Wer erfasst Belege und Rechnungen?
• Wie werden Rechnungen kontrolliert?
• Wo werden archivierungspflichtige Belege aufbewahrt?
• Wie wird die Kasse täglich abgeschlossen?

Diese Informationen müssen dokumentiert und jederzeit verfügbar sein.

Dein Tillhub-Vorteil: Technische Dokumentation für Deine Kasse einfach herunterladen

Wenn Du eine Tillhub Kasse besitzt, musst Du diese Dokumentation nicht komplett selbst schreiben. Den technischen Teil der Dokumentation für Dein Kassensystem haben wir bereits für Dich vorbereitet. Da Tillhub mittlerweile ein Teil von Unzer ist, findest Du alle offiziellen Dokumente gebündelt im Unzer Support-Bereich. 
Dort steht Dir die „Technische Systemdokumentation Kassensystem“ als fertiges PDF zum Download bereit. Lade Dir die Vorlage einfach herunter und ergänze auf den Seiten 4–7 Deine eigenen Betriebsdaten.

Zum Help-Center Artikel

Zweck & Vorteile der Verfahrensdokumentation

Ziel der Verfahrensdokumentation ist es zu zeigen, wie Du deine digitalen Prozesse im Unternehmen regelkonform organisierst und somit den Anforderungen des Handelsgesetzbuches nachkommst. 

Wie so oft geht es also darum, zu beweisen, dass Du Dich an die Gesetze hältst und Deine Pflichten, die mit der Erfassung, Verbuchung, Aufbewahrung, Verarbeitung und Entsorgung von Daten zu tun haben, ernst nimmst.

Inhalte einer rechtssicheren Verfahrensdokumentation

Um als Unternehmer den Anforderungen gerecht zu werden, musst Du eine Liste führen, die auf folgende Inhalte eingeht:

1. Generelle Beschreibung:

Wie ist Dein Unternehmen organisiert und welche Mitarbeiter erfüllen welche Aufgaben im Arbeitsalltag? Auf welchem Weg kommen Eingangsrechnungen zu Dir: per Post, per E-Mail oder per Fax? Wer prüft Rechnungen und überweist diese dann wiederum?

2. Anwenderdokumentation:

Welche Datenverarbeitungsprogramme verwendest Du und wie werden diese ordnungsgemäß bedient? Mit welchem Programm werden Ausgangsrechnungen erstellt und wer beschäftigt sich mit damit? Welche Scanner werden verwendet, um Belege einzuscannen und in welchem Dateiformat werden diese wo abgelegt?

3. Technische Systemdokumentation:

Wie sind die Daten in Deinem Unternehmen strukturiert? Welche Software- und welche Hardware wird verwendet? Wie ist die Ordnerstruktur organisiert und wie greifen IT-Bereiche darauf zu?

4. Betriebsdokumentation:

Wie sind Rechnungen und Belege organisiert? Gibt es ein revisionssicheres Programm, das verhindert, dass Rechnungen im Nachhinein manipuliert werden? Wie ist sichergestellt, dass Vorgaben von Deinem Softwareanbieter im Arbeitsalltag Anwendung finden und eingehalten werden?

Wie Du siehst, beschreibt die GoBD konforme Verfahrensdokumentation also den gesamten organisatorischen und technischen Prozess, den Daten in Deinem Unternehmen durchlaufen:

• Entstehung
• Indizierung
• Speicherung
• Aufbewahrung,
• Absicherung gegen Manipulation und
• Reproduktion.

Du solltest also für jedes Datenverarbeitungssystem eine solche Verfahrensdokumentation führen, sodass im Falle einer Prüfung alle Anforderungen aus diesem einen Dokument hervorgehen.

Im Rahmen der GoBD zählen dazu sowohl die Hauptbuchführungssysteme als auch die Vor- und Nebensysteme, beispielsweise die

• Anlagenbuchhaltung
• Lohnbuchhaltung
• Zahlungen
• Kassensysteme
• Warenwirtschaft
• elektronische Waagen
• Zeiterfassung und Archivsystem.
  
  

Digitale Kassen für vereinfachte Buchführung

Das Tillhub Kassensystem bietet Dir die Möglichkeit, mithilfe eines DATEV-Exports alle nötigen Finanzdaten mit Finanzamt oder Steuerberater zu teilen. Das lässt sich ganz bequem und mit nur wenigen Klicks in Deinem Konto machen.

Du kannst die benötigten Daten then entweder als PDF- oder CSV-Datei gesetzeskonform herunterladen. Diese DATEV-Implementierung in der Kasse hat vor allem folgende Vorteile:

• Du hast immer alle nötigen Finanzdaten griffbereit und kannst diese jederzeit zur Verfügung stellen
• alle Umsätze werden abgespeichert und gehen nicht verloren
• Du kannst die Daten jederzeit und von überall aus der Welt abrufen
• die Software unterstützt eine GoBD-konforme Arbeitsweise

Ein verlässliches GoBD Kassensystem, das automatisch gesetzeskonform arbeitet, kann Dir einiges an Stress und Arbeitsaufwand sparen. Durch regelmäßige Softwareupdates ist das bei all unseren Tillhub Kassensystemen der Fall. 

So bist Du gesetzlich auf der sicheren Seite und kannst Dich entspannt auf Deinen Arbeitsalltag und Deine Kunden konzentrieren. 

Lass Dich gerne einfach von unseren Experten kostenlos und unverbindlich beraten. 

Digitale Belegaufbewahrung nach GoBD-Standard

3 Grundsätze der digitalen Archivierung

Um der Steuererklärung und Prüfung durchs Finanzamt entspannt entgegenblicken zu können, musst Du vor allem auf die Richtigkeit und Sicherheit Deiner digitalen Belege achten. Hier gelten drei unumstößliche Kernregeln.

Wichtig zu wissen: Diese Regeln gelten für Deine täglichen Quittungen und Rechnungen ganz genauso wie für alle anderen digitalen Dokumente Deines Betriebs, bis hin zur technischen Systemdokumentation Deiner Kasse. Das Finanzamt macht hier keinen Unterschied: Jede steuerrelevante Datei muss unveränderbar und vollständig sein.

Achte bei der Aufbewahrung Deiner Belege daher immer auf diese drei Säulen:

• 1. Schutz vor Änderungen (Unveränderlichkeit): Ein digitaler Beleg darf nachträglich nicht mehr manipuliert werden können. Sichere Deine Speicherablagen mit Passwörtern und erlaube den Zugriff nur so wenigen Personen wie nötig.
• 2. Keine Lücken (Vollständigkeit): Speichere und archiviere alle Ein- und Ausgänge lückenlos und ohne jede Ausnahme in der exakt richtigen zeitlichen Reihenfolge in einem eigens dafür angelegten Archiv.
• 3. Schnelles Wiederfinden (Struktur & Indexierung): Mache Deine Belege für das Finanzamt leicht auffindbar. Markiere sie mit einem eindeutigen Index (z. B. einer Rechnungsnummer), damit jeder Geschäftsvorgang sofort und ohne langes Suchen nachvollziehbar ist.

Wenn Du dieses Prinzip strukturiert bei all Deinen Belegen durchziehst, ist das bereits die halbe Miete für eine rechtssichere Verfahrensdokumentation und Du ersparst Dir eine Menge Stress bei der Betriebsprüfung.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur GoBD & Verfahrensdokumentation

1. Was passiert, wenn ich keine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation habe?

Wenn bei einer Betriebsprüfung die Verfahrensdokumentation fehlt oder unvollständig ist, kann Deine Buchführung formell als mangelhaft gelten. Das Finanzamt hat dann das Recht, Deine Umsätze und Gewinne zu schätzen. Solche Hinzuschätzungen führen in der Praxis fast immer zu hohen Steuernachzahlungen und im schlimmsten Fall zu Bußgeldern.

2. Wie lange müssen digitale Belege und die Dokumentation aufbewahrt werden?

Es gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Diese Frist beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Kasse gemacht oder der Beleg erstellt wurde. Auch die dazugehörige technische Systemdokumentation musst Du über diesen gesamten Zeitraum vorhalten.

3. Reicht es aus, wenn ich digitale Belege einfach als PDF auf meinem Desktop speichere?

Nein, das reicht absolut nicht aus. Ein normaler Ordner auf Deinem Computer erfüllt nicht den GoBD-Grundsatz der Unveränderlichkeit. Du könntest das PDF dort jederzeit löschen oder unbemerkt bearbeiten. Die Belege müssen in einem revisionssicheren System (wie einem zertifizierten Cloud-Archiv oder einer speziellen Buchhaltungssoftware) unveränderbar gesichert werden.

Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Für verbindliche Auskünfte zu Deiner individuellen Situation wende Dich bitte an Deinen Steuerberater oder die zuständige Finanzbehörde.